10+ советов и приемов Gmail, чтобы максимально эффективно использовать входящие сообщения

Gmail – один из наиболее часто используемых поставщиков услуг электронной почты; и тому есть веская причина. Прежде всего, это бесплатно и сопровождает другие сервисы от Google. Кроме того, он содержит множество функций, которые помогут вам эффективно управлять почтовым ящиком и повысить вашу производительность. Однако люди не всегда знают их все.

Вот почему в этой статье я составил список самых удобных функций Gmail. Я познакомлю вас с этими функциями, рассмотрю варианты их использования и расскажу, как их использовать в простых для выполнения шагах. Звучит увлекательно?

Давайте начнем.

Включить область чтения для быстрого просмотра
Область чтения – замечательная функция Gmail. Я помню, как впервые использовал его в Outlook (почтовое приложение, а не новая почтовая служба от Microsoft) много лет назад.

Поскольку он настолько полезен, я упускал его, пока он не был запущен в Gmail как часть расширенной или лабораторной функции, а теперь это официальная функция в Gmail.

Он разделяет весь почтовый ящик на две панели: левую-правую или верхнюю-нижнюю в зависимости от ваших предпочтений. Это позволяет вам проверять список писем на одной панели и предварительно просматривать все сообщение на другой, ускоряя проверку писем.

Как включить область чтения в Gmail:

1. В Gmail щелкните значок шестеренки, затем щелкните Просмотреть все настройки.
2. Перейдите на вкладку «Входящие» и установите флажок в области чтения.
3. Щелкните Включить область чтения и выберите Справа от папки «Входящие».
4. Наконец, нажмите «Сохранить изменения» внизу.

Включить предложения текста на основе ИИ
Gmail помогает вам быстрее писать электронные письма, предлагая слова и фразы, благодаря функции Smart Compose и другим функциям с поддержкой AI. Если вы использовали клавиатуру Google в Android, вы, должно быть, использовали подсказки текста.

Интеллектуальный ввод предлагает аналогичные подсказки текста в ваш почтовый ящик, позволяя выбрать один из предложенных текстов, нажав клавишу Tab во время написания электронных писем в поле «Написать».

Как включить интеллектуальные подсказки текста в Gmail:

1. В Gmail нажмите на значок шестеренки> Просмотреть все настройки.
2. На вкладке «Общие» прокрутите вниз до пункта «Умный ввод».
3. Нажмите «Ввод предложений», затем нажмите «Сохранить изменения» внизу.

Совет от профессионалов: вы также можете щелкнуть, чтобы включить персонализацию в этой опции в настройках. Это помогает Google предоставлять более точные рекомендации для вашего стиля письма.
Отложите электронные письма, чтобы проверить их позже
Когда вы приближаетесь к нулевому почтовому ящику, то есть проверяете электронную почту, вы можете получить письмо, на которое нужно ответить, но не можете сделать это сразу. Для таких писем Gmail предоставляет удобную функцию – отложить.

Вы можете отложить такие электронные письма, чтобы скрыть их на данный момент из своего почтового ящика и снова увидеть их в установленную дату / время.

1. В Gmail выберите электронные письма, которые хотите отложить.
2. На панели инструментов под панелью поиска нажмите «Отложить».
3. Выберите один из временных интервалов. Или вы можете нажать Выбрать дату и время, чтобы выбрать дату и время, чтобы получить уведомление о отложенном письме.

Запланируйте автоматическую отправку писем
Gmail помогает автоматизировать рассылку электронных писем, составляя их расписание, благодаря функции отправки по расписанию. Вам нужно только установить расписание для отправки электронного письма. Поскольку это функция Gmail, она помогает избежать сторонних инструментов для планирования электронных писем.

Как запланировать отправку электронного письма в Gmail:

1. В окне «Написать» щелкните стрелку вниз рядом с кнопкой «Отправить».



2. Щелкните Запланировать отправку и выберите временной интервал в соответствии с предпочтениями. Вы можете нажать «Выбрать дату и время», чтобы выбрать дату и время для отправки электронного письма.

Используйте конфиденциальный режим для писем
Gmail позволяет создавать и отправлять личные электронные письма, которые нельзя копировать, загружать или пересылать, так как они автоматически удаляются позже благодаря конфиденциальному режиму.

Это можно сделать, установив дату истечения срока действия электронной почты. Кроме того, Gmail шифрует вашу электронную почту с помощью кода доступа, который отправляется получателю.

Как включить конфиденциальный режим в Gmail:

1. В поле «Написать» щелкните значок часов внизу.
2. В окне конфиденциального режима установите срок действия электронной почты.
3. Затем нажмите «Сохранить» и, наконец, отправьте электронное письмо, как всегда в Gmail.

Совет для профессионалов: нажмите код доступа для SMS в окне конфиденциального режима для большей безопасности. Gmail – по умолчанию – отправляет код доступа по электронной почте, но этот параметр требует от Gmail отправлять код доступа через SMS, добавляя дополнительную защиту, такую ​​как OTP.
Блокировать маркетинговые или нежелательные электронные письма
Очень часто в ваш почтовый ящик попадают рекламные сообщения, спам или нежелательные электронные письма – даже с превосходными функциями защиты от спама в Gmail. Однако у Gmail есть функция в магазине, которая поможет вам в таких ситуациях. Вы можете заблокировать отправителя в своем почтовом ящике – все письма от него будут автоматически перемещаться в папку для спама.

Как заблокировать нежелательного отправителя в Gmail:

1. В Gmail откройте письмо, отправителя которого вы хотите заблокировать.
2. Нажмите его кнопку «Еще» и нажмите «Заблокировать» «».

Создавайте события календаря из ваших писем
Если кто-то отправил вам электронное письмо для организации встречи или, возможно, приглашения на мероприятие, вы можете легко добавить его в Календарь Google. Gmail поможет вам в этом, позволяя быстро создавать события из электронных писем с предварительно заполненной большей частью информации.

Как создать событие календаря из электронного письма в Gmail:

1. В Gmail откройте письмо, для которого вы хотите создать мероприятие.
2. На панели инструментов под панелью поиска нажмите кнопку «Дополнительно»> «Создать событие».

Добавьте важные электронные письма в Задачи Google
Gmail позволяет создавать задачи из важных писем прямо в почтовом ящике. Это помогает вам отслеживать важную информацию, предстоящие проекты и т. Д. Вы также можете установить напоминания для этих задач, чтобы напоминать себе об их сроках.

Как добавить электронные письма в Google Tasks:

1. В Gmail выберите адреса электронной почты, для которых хотите создать задачу.
2. На панели инструментов под панелью поиска нажмите Добавить в задачи.

Совет от профессионалов: на боковой панели вы увидите задачу> щелкните значок карандаша, чтобы отредактировать ее.
Используйте шаблоны, чтобы писать электронные письма быстрее
Зачем писать одно и то же электронное письмо снова и снова – даже если вы просто копируете и вставляете их? Gmail помогает создавать и сохранять электронные письма в виде шаблонов, которые впоследствии можно использовать для создания и отправки похожих писем. Это поможет вам сэкономить время и повысить производительность, особенно если ваша работа требует отправки электронной почты.

Как включить шаблоны в Gmail:

1. В Gmail щелкните значок шестеренки, затем щелкните Просмотреть все настройки.
2. Перейдите на вкладку «Дополнительно» и в разделе «Шаблоны» нажмите «Включить».

Как использовать шаблоны в Gmail:

1. В поле «Написать» нажмите кнопку «Еще» и перейдите в раздел «Шаблоны».
2. Щелкните шаблон в разделе ВСТАВИТЬ ШАБЛОН, чтобы вставить его в электронное письмо.



3. Или нажмите Сохранить черновик как шаблон, чтобы сохранить электронное письмо как новый шаблон.

Переключение между несколькими подписями в Gmail
Электронные подписи – отличный способ добавить дополнительную информацию о себе. В организациях люди обычно добавляют свое назначение и контактную информацию в подписи электронной почты. То же самое относится к любому человеку, отправляющему электронные письма в современную эпоху. Что интересно, Gmail позволяет создавать несколько подписей, которые можно быстро добавлять или переключать при написании нового электронного письма.

Как добавить несколько подписей в Gmail:

1. В Gmail щелкните значок шестеренки, затем щелкните Просмотреть все настройки.
2. На вкладке «Общие» прокрутите вниз до параметра «Подпись».
3. Нажмите «Создать», введите имя подписи и нажмите «Создать».
4. Затем напишите свою новую подпись электронной почты в данном текстовом поле.

Как изменить подпись при написании электронного письма в Gmail:

1. В окне «Написать» щелкните значок пера на нижней панели инструментов.
2. Щелкните одну из подписей, чтобы добавить ее к текущему письму.

Переводите электронные сообщения прямо в Gmail
В современном мире, где Земля стала маленькой, нередко получать электронные письма на иностранном языке. Gmail помогает в таких ситуациях благодаря функции Translate Message, которая помогает вам переводить электронное письмо с помощью Google Translate. Вы можете не найти его полезным до тех пор, пока он не понадобится вам.

Как переводить сообщения в Gmail:

1. В Gmail откройте письмо, которое хотите перевести.
2. Нажмите кнопку «Еще» и нажмите «Перевести сообщение».
3. Затем вы увидите панель перевода в верхней части сообщения электронной почты. Там нажмите на исходный и целевой язык (или просто выберите последний).

Экспорт адресов электронной почты ваших контактов
Gmail – или, если быть точным, Контакты Google – позволяет создать резервную копию всех ваших контактов и экспортировать ее в формате CSV. Экспортированный файл, содержащий все ваши контакты, помогает сохранить ваши данные или импортировать их в какой-либо другой инструмент. Например, если вы составляете список рассылки электронной почты или рассылки, это пригодится.

Как включить создание контактов для писем в Gmail:

1. В Gmail щелкните значок шестеренки, затем щелкните Просмотреть все настройки.
2. На вкладке «Общие» прокрутите вниз до раздела «Создать контакты для автозаполнения».
3. Нажмите «Когда я отправлю сообщение новому человеку», добавьте его в «Другие контакты», чтобы я мог автоматически заполнить его в следующий раз. Этот параметр указывает Gmail автоматически создавать контакты для ваших исходящих писем в будущем.

Как экспортировать адреса электронной почты из Gmail:

1. открыто https://contacts.google.com/ в вашем веб-браузере.
2. В Google Контактах нажмите Другие контакты на левой боковой панели.
3. Выберите контакты, которые вы хотите экспортировать, нажмите кнопку «Еще» на панели инструментов под панелью поиска, затем нажмите кнопку «Экспорт».



4. Выберите формат в разделе «Экспорт как» и нажмите «Экспорт», чтобы экспортировать их.

Вот и все советы и рекомендации по максимально эффективному использованию Gmail. Вы нашли их полезными? Напишите комментарий или напишите мне на @iamashks, если я оставлю отзыв.