5 эффективных способов держать ваши файлы под контролем

Ваш компьютер – это цифровые джунгли. Слишком много файлов, и они повсюду. А когда вы хотите найти файл с дизайном, это становится практически невозможным. Так как же сделать так, чтобы ваши файлы не вышли из-под контроля?

К счастью, держать файлы дизайна под контролем не так уж и сложно. Немного здравого смысла, с долей самодисциплины, и повторюсь. Точно так же, как чистить зубы: если вы привыкнете делать это, вы даже не заметите этого. Вы, естественно, будете держать свой компьютер и файлы дизайна под контролем.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Хорошо, вот 5 эффективных способов держать ваши файлы под контролем.

1. Безжалостно удаляйте ненужные файлы

Это может показаться очевидным, но иногда упускаются из виду самые разумные шаги. Забудьте о программном обеспечении для повышения производительности, рабочих процессах, оптимизирующих файлы, и о любой другой бессмыслице, связанной с производительностью: просто удалите старые и ненужные файлы.

Это то же самое, что убирать в комнате или организовывать физические файлы. Вы просматриваете свои материалы и, глядя на них, решаете: имеет ли это отношение к чему-то важному? В противном случае вы безжалостно выбросите его. Это как вы остаетесь организованным: сводя к минимуму количество вещей, которые у вас есть. Никаких уловок и секретов.

Точно так же, просматривая файлы на своем компьютере, решите, актуален ли каждый из них или важен. Если это не так, безжалостно удалите его – он вам больше не понадобится, и он просто загромождает ваше цифровое рабочее место. Обычно это старые файлы проектов, например более ранние черновики или устаревшие проекты.

удалить ненужные файлы

Это хорошо и все такое, но когда следует безжалостно удалять старые и ненужные файлы? В конце концов, практически все ненавидят убирать в своей комнате.

Ну, точно так же, как вы можете свести к минимуму необходимость планировать уборку своей комнаты, позаботившись об объекте, как только вы столкнетесь с ним, вы также должны решить, нужно ли вам удалять файл, когда вы с ним сталкиваетесь. Это приводит нас к № 2…

2. Примите немедленные меры с файлами, с которыми вы столкнулись.

Лучший способ избежать сортировки и очистки файлов компьютерного дизайна по расписанию – отказаться от этого. Каждый раз, когда вы сталкиваетесь с файлом, немедленно предпринимайте с ним действия.

Но, без сомнения, у тебя есть дела и места. Вы не можете бросать все, что делаете, и заботиться о каждом файле, с которым сталкиваетесь. Итак, как вы решаете, когда действовать? Используйте правило 5 минут: если немедленное действие с файлом займет 5 минут или меньше, позаботьтесь о нем, как только вы его обнаружите.

принять меры к файлам

Звучит знакомо? Это потому, что на это “повлияло” популярная книга Дэвида Аллена. GTD: Как добиться успеха. В нем он говорит, что вы можете избежать накопления длинного списка дел, немедленно взявшись за задачу, с которой вы сталкиваетесь, если это займет не более минут.

Это также относится к файлам дизайна вашего компьютера:

  • Нашли незаконченный логотип? Заверните и отправьте.
  • Почти закончили с фрагментом кода? Закончи это.
  • У вас есть группа файлов, в которой вы больше не уверены? Просмотрите их, примите решение и при необходимости удалите.

3. По возможности объединяйте файлы.

Это простой. Если вы можете каким-то образом объединить два или более файлов в один, то, естественно, у вас будет меньше файлов. А меньше файлов – меньше беспорядка.

Еще одно преимущество объединения файлов в том, что вам легче найти то, что вы ищете. Ваши файлы станут более организованными. Как? У вас, естественно, будет соответствующий контент в одном файле, поэтому вам не нужно искать несколько файлов, относящихся к одному проекту.

Как вы собираетесь объединить свои файлы?

  • Для текста просто скопируйте / вставьте связанный контент из нескольких файлов в один основной текстовый файл.
  • Для визуального дизайна вы можете копировать / вставлять различные элементы и вариации в один основной графический файл.

консолидировать файлы

Все основные и второстепенные графические приложения поддерживают слои, а также их маркировку и группировку, поэтому воспользуйтесь этим преимуществом. Это могут быть варианты логотипа или несколько аспектов более крупного дизайна – все в одном графическом файле.

Конечно, не все типы файлов или содержимого можно объединить. Код, например. Вот почему вышесказанное озаглавлено «когда возможно» – делайте все, что в ваших силах, и любая сумма, которая помогает уменьшить количество файлов, является чистой прибылью.

4. Сделайте как можно меньше папок.

Создайте только несколько папок для вашего типа работы и будьте как можно более общими с категорией. Вместо того, чтобы занять нишу с разбитыми на части бесчисленными папками, просто используйте такие вещи, как «логотипы» и «веб-сайты». Или у вас могут быть папки для каждого проекта, и туда помещаются файлы любого типа, связанные с ними.

Зачем это делать? Две причины:

  1. Отсутствие паралича нерешительности: является ли файл логотипом, веб-сайтом или частью проекта? Просто бросьте его в соответствующую папку и покончите с этим.
  2. Фильтр защиты от слишком большого количества файлов: когда вы видите, что папка заполняется слишком большим количеством файлов, вы будете более склонны удалять старые и ненужные. Это похоже на то, как если бы вы видели слишком много вещей в своей комнате, вместо того, чтобы прятать их в ящиках и других комнатах.

как можно меньше папок

Избегайте излишней конкретности в названиях и категориях папок. Чем конкретнее вы назовете папку, тем больше у вас будет категорий. А с большим количеством категорий вам нужно будет решить, куда поместить новый файл.

Скорее всего, он не поместится точно в один из них, поэтому вы произвольно выберете один. Затем, когда придет время систематизировать больше файлов, вы вспомните, какую категорию вы выбрали для аналогичного файла в прошлый раз. Не говоря уже о том, что вы не знаете, к какой категории принадлежит каждый файл.

Почему бы просто не использовать какую-нибудь систему тегов? Тогда вы можете вообще избавиться от папок, не так ли? Хотя теоретически это должно работать, на самом деле это побудит вас создавать и хранить слишком много файлов.

Вот что будет:

  1. Вы помечаете свои начальные файлы, чувствуя себя хорошо, что вы сможете легко найти их позже, выполнив поиск по тегам.
  2. Вы становитесь либеральными в отношении тегов, создавая слишком много тегов, которые слишком специфичны – это происходит из-за паралича нерешительности, поскольку вы не могли выбрать между двумя тегами и решили создать новый специально для этого одного файла.
  3. В итоге у вас слишком много тегов, которые становятся непосильными для поиска.
  4. Что еще хуже, так как вы не чувствовали необходимости ограничивать количество файлов, теперь у вас больше файлов, чем если бы они постоянно были видны в общей папке, в которой вы просматривали.

5. Откажитесь от функций автоматической организации

Функции автоматической организации (подумайте о функции автоматического переименования и сортировки iTunes, но применяемой ко всем файлам) – это заклятый враг для сохранения контроля над файлами. Они поощряют либеральное создание и сохранение файлов. Хотя сначала это кажется прекрасным, чем больше у вас файлов, тем меньше вы будете знать, где все находится.

Почему бы просто не удалить файлы, если они старые или ненужные? Функция автоматической организации побудит вас не удалять. Что-то вроде функции Gmail «никогда не удаляйте просто ищите». Но в отличие от электронной почты, где у вас есть только один тип контента (текст) и, следовательно, легко искать, ваши файлы трудно искать таким способом.

Нет простого способа поиска внутри контента, особенно визуальных и аудиофайлов. Так что единственное, с чем вам придется работать, это имена файлов и, возможно, какое-то мета-описание, привязанное к ним. Это рецепт перегрузки файлов.

Не используя никаких функций автоматической организации, вы будете нести ответственность за каждый создаваемый вами файл. Вы увидите его и обратите на него внимание хотя бы один раз, чтобы лучше понимать каждый файл на своем компьютере. Таким образом, вы лучше поймете, когда ваши файлы выходят из-под контроля – и когда вам нужно безжалостно удалить их.

Заключение

Надеюсь, эти 5 способов не были просто порнографией для продуктивности: что нужно почитать, чтобы не заниматься реальной работой, которая приносит желаемые результаты в вашей жизни. Нет, они были написаны с намерением стать действенными вещами, которые вы можете начать применять прямо сейчас, чтобы ваш компьютер и файлы дизайна не вышли из-под контроля.

Никто не хочет активно организовывать и управлять своим компьютером и файлами дизайна. Итак, эти 5 способов помогут вам сформировать привычки, в которых нет необходимости. И, как и в случае с любой привычкой, самое главное – просто начать их выполнять.

Ваша очередь: какие еще способы помогли вам эффективно держать ваш компьютер и файлы дизайна под контролем?

Примечание редактора: этот пост написан Олегом Моховым для сайта hongkiat.com. Олег Мохов – самый мобильный электронный музыкант в мире, энтузиаст веб- и визуального дизайна, а также соучредитель музыкального магазина премиум-класса Soundtrackster без лицензионных отчислений.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *