6 советов к более продуктивным встречам

Независимо от того, была ли это специальная или запланированная, большинство совещаний вообще не помогают, когда дело доходит до выполнения работы.

Вы могли бы подумать, что всем тем, кто участвует в проекте, нужно сесть и поговорить о возникающих проблемах, а затем провести мозговой штурм, чтобы найти способы их решения, так или иначе.

Плохо организованное собрание отвлечет сотрудников от того, за что им платят, оставив телефоны без присмотра, электронные письма без ответа. Но это не значит, что собрания должны быть полностью удалены с рабочего места. Вот несколько советов, которые помогут ускорить процесс встречи.
1. Ушел через шестьдесят минут
Встречи должны длиться дольше часа. Черт, это должно быть грех за Запланированное встречи длиться так долго. Логика проста: какой смысл отводить своих сотрудников от работы, чтобы они могли разговаривать о том, что они делают?
Если это просто отчет, они всегда могут отправить вам предложение или сделать это с вложением в 23 КБ. Если все, что вы хотите, – это держать себя в курсе, привести начальника департамента в свой офис или взять с собой чашку чаю после работы, получить необходимую информацию и затем выпустить ее обратно в дикую природу через 15 минут.

Еженедельные встречи по прогрессу вряд ли могут быть полезны, так как большинству работ нужно больше недели, чтобы это осуществилось, и это было бы глупо просто сидеть и смотреть друг на друга, если нам нечего сообщить.

Дело в том, что встречи должны повышать производительность, а не задерживать процессы. Сделайте все встречи важными и сделайте так, чтобы они считались.
2. Nod-ders, держись подальше
Есть много встреч, на которых разговаривал в основном один человек, а все остальные соглашались с речьэ. Если бы собрания проводились только для того, чтобы услышать поддержку людей, вы могли бы также поместить запись оратора в комнату собраний, чтобы все кивнули.
Чтобы это исправить, в комнате должны быть только лица, принимающие решения. И вы хотите, чтобы те, кто не боятся высказывать свое мнение. Вам нужен руководитель, который будет бороться за часть бюджета вашего департамента. Вам нужен менеджер, который может отразить дополнительную и не относящуюся к делу нагрузку, выступая от вашего имени.

Вы хотите, чтобы ваш храбрый начальник сказал вашему боссу: «Нет, папа, Мы не достаю тебе новую машину. Команда хочет поехать в Бангкок в этом году, и мы собираемся выпить шампанского в полете! ”

Суть в том, что: если вы собираетесь застрять на собрании, немного разнообразия в принятых решениях стоили бы вашего часа.
3. О чем мы снова говорим?
Сколько раз во время встречи один из ваших коллег спрашивал вашего менеджера о чем-то не относящемся к данной теме, и они проводили, по крайней мере, один (другой) час, пытаясь выяснить это, пока вы возитесь с телефоном, стараясь не выглядеть раздраженным ?

Нередки случаи, когда череда мыслей срывается с внезапного вопроса, но если, отвечая на этот вопрос и все другие вопросы в списке повестки дня, останутся без ответа, это повлияет на производительность остальной части персонала.
Сделайте так, чтобы у каждого собрания было ограниченное количество повестки дня, и убедитесь, что тот, кто председательствует на собрании, выполняет заранее установленные повестки дня; Не больше, не меньше. Используйте шестидесятиминутную отметку в качестве стимула для скорейшего прояснения повестки дня.

Если есть другие вещи, чтобы заниматься, и если это только между несколько человек а не вся команда, которая сидит в зале заседаний, попросите их вынести его на улицу, до или после собрания.

Дело в том, чтобы оставаться на пути, чтобы ваши встречи были полезными.
4. Идеи дешевы; прийти с решениями
Ничто так не означает плохое окончание встречи, как присутствие посетителей, которые приходят с пустым умом. В настоящее время пустые предложения просто не урежут это. Боссы хотят послужной список. Менеджеры хотят окупаемости инвестиций. Руководители хотят осуществимости.

И они не просто хотят зажечь лампочки, они хотят доказательства того, что идея Можно а также буду Работа. Чтобы получить это доказательство, вы должны сначала сделать свое исследование.
Когда вы этого не делаете, это происходит.

Эшкин Фурейт: Вы знаете, что, я думаю, мы должны попробовать перейти на нового поставщика.

Вы: Кого ты имеешь в виду

Эшкин Фурейт: О, я не знаю новых поставщиков. Я просто подумал, что было бы неплохо перейти на новый, так как этот всегда опаздывает.

Группа начинает раздавать мяч, теряя еще 15 минут, прежде чем перейти к следующей повестке дня. На следующей встрече все тот же поставщик все еще используется.

Если Ашкин уже имел в руках контакты альтернативных поставщиков, их расценки и предлагаемые даты поставки, команда могла бы тут же решить, какого нового поставщика взять. Эта проблема была бы решена менее чем за пять минут.

Суть в том, чтобы взять на себя ответственность за свои идеи и начать вперед. Перестаньте предлагать гениальные идеи, просто подождите, пока кто-то другой исполнит их.
5. Кристально чистый, просто может разрезать
Как часто вы выходите из собрания, думая, что ваш менеджер сказал одну вещь, но это было не то, что вы слышали? Получите все прояснено, прежде чем очистить.

Если общение является постоянной проблемой, было бы хорошо, чтобы ваш менеджер повторил себя, пока у вас есть другие свидетели в комнате.

Суть в том, чтобы: уточнить цели вашей команды до того, как вы начнете бегать на разных стойках ворот.

Если это не работает, попробуйте следующий совет.
6. Дай мне минуту
Протоколы собраний – это отличные инструменты для запуска, если вы знаете, как это правильно сделать. Для начала у него должно быть несколько вещей: что было решено; что нужно сделать и кто за это отвечает; и сроки для этого.

Первое гарантировало бы, что встреча была действительно полезна для чего-то, второе гарантирует, что каждому назначены соответствующие роли, а третье буквально заставляет их потеть.
Если вы выходите, не зная, что только что произошло в конференц-зале, эта минутка поможет вам и всем остальным правильно сориентироваться. Иначе для чего нужны встречи?

Дело в том, что никто не дурачится, когда что-то подписывается.
Вывод
Один знает лучше, чем обобщать, поэтому я хотел бы узнать ваши взгляды на встречи: они работают? Нужны ли они на современном рабочем месте? Ваш офис отказался от стрессового еженедельного или ежемесячного ритуала, который является офисной встречей?

Поделитесь своими мыслями в разделе комментариев ниже.