Быстрый способ экспорта общих почтовых ящиков Office365 в PST

Учетная запись пользователя в Outlook содержит полный почтовый ящик с несколькими папками для сохранения электронных писем и других данных. Почтовый ящик создается для конкретного пользователя по его имени. Но иногда почтовый ящик требуется для некоторых учетных записей, которыми управляет более одного пользователя. Для бизнеса требуется несколько почтовых ящиков, предназначенных для отправки электронных писем напрямую деловому контакту, жалобам, карьере и т. д.

Бизнес-менеджеру также может потребоваться несколько выделенных почтовых ящиков для обмена информацией между членами команды, коллегами и клиентами. Общий почтовый ящик является ответом на все эти требования. Общий почтовый ящик не имеет своего адреса электронной почты или пароля, поэтому пользователь не может получить к нему прямой доступ. Администратор Exchange или Microsoft 365 создает его и назначает разрешение пользователю. Затем пользователь может войти в Outlook и получить доступ к общему почтовому ящику.

Как создать общий почтовый ящик?

Администратор Exchange может создать общий почтовый ящик в Центре администрирования Exchange.

• В категории Получатели щелкните Общий и нажмите Добавлять кнопка с плюс икона.
• В пустые поля введите Отображаемое имя и Адрес электронной почты.
• Следующим шагом является разрешение, которое вы можете назначить почтовому ящику, а также выбрать пользователей, которым предоставлено разрешение.

ПРИМЕЧАНИЕ – Для каждого почтового ящика существует три типа разрешений.

Полный доступ – Разрешение на полный доступ предоставляет пользователю полные права доступа к общему почтовому ящику. Пользователь может создавать записи календаря, читать, писать, редактировать, удалять или изменять сообщения электронной почты. Пользователи также могут создавать новые контакты и задачи. Примечательно, что разрешение «Полный доступ» не позволяет пользователю отправлять электронные письма через общий почтовый ящик. Чтобы отправить электронное письмо, пользователь должен иметь разрешения «Отправить как» или «Отправить от имени».

Отправить как – это олицетворение разрешения, которое облегчает пользователю отправку электронной почты. Получатель получит электронное письмо от имени учетной записи общего почтового ящика, а не от имени пользователя отправителя.

Отправить от имени – Разрешение «Отправить от имени» позволяет пользователю отправлять электронное письмо от имени общего почтового ящика. Например, если Джоуи отправляет сообщение, используя номер конференц-зала. 4, то получатель получит сообщение «Джоуи от имени конференц-зала №. 4.’

• После выбора разрешения вы можете двигаться вперед и нажать кнопку Добавлять Кнопка, чтобы добавить пользователей, которые будут использовать общий почтовый ящик.
• Нажмите Сохранять чтобы сохранить изменения.
• Попросите пользователя перезапустить приложение Outlook, и у него будет новый общий почтовый ящик в его учетных записях, работающий отдельно.

Как экспортировать общий почтовый ящик в PST?

Из-за их эффективности в управлении электронными письмами, предназначенными непосредственно для бизнеса, общие почтовые ящики чрезвычайно важны для защиты. Если вы хотите удалить общий почтовый ящик из учетной записи пользователя или хотите сделать резервную копию, вам следует экспортировать общий почтовый ящик в файл PST.

Заключительные слова

Как видите, ручная попытка сохранить общий почтовый ящик в файле PST потребует много времени и усилий, поэтому существует максимальная вероятность того, что один неверный шаг может поставить под угрозу содержимое общего почтового ящика.

Поэтому вам следует использовать профессиональное программное обеспечение для резервного копирования Microsoft 365, которое также поддерживает сохранение общих почтовых ящиков. Это должно позволить вам добавлять один или несколько почтовых ящиков из нескольких учетных записей с помощью учетных данных администратора. Затем вы можете применить фильтры и сделать резервную копию в файле PST.

Скачать сейчас