Что такое ограничения общего почтового ящика Office 365? Мы спросили экспертов

Существует вековое поверье, что Microsoft делает резервную копию общего почтового ящика Office 365. Что ж, мы знаем, что это неправда.

Фактически, организации обеспокоены тем, почему мы загружаем электронные письма с общим почтовым ящиком в локальную среду, если они думают, что об этом позаботится Microsoft?

Ответ на этот вопрос очень прост – различные ограничения общего почтового ящика Office 365 делают их привлекательными для неожиданной потери данных. Таким образом, важно сохранять сообщения электронной почты общего почтового ящика в локальном расположении, чтобы предотвратить внешние угрозы.

Связанный: Как создать общий почтовый ящик Office 365?

Большинство предприятий используют общий почтовый ящик для повседневной работы и получения дополнительных услуг. Однако они примерно заботятся о резервном копировании своих данных.

Как мы все знаем, эффективность общих данных почтового ящика. Во-первых, это не эквивалент основного почтового ящика Office 365, но пользователь может легко преобразовать почтовый ящик пользователя в общий почтовый ящик.

В Exchange 2003 или более ранней версии общий почтовый ящик рассматривался как обычный почтовый ящик. Но из Exchange 2007 у него есть свой получатель. Общий почтовый ящик Office 365, созданный администратором, не имеет имени пользователя и пароля. Из-за чего ни один пользователь не может получить к нему доступ напрямую. Только те пользователи могут получить доступ к общему почтовому ящику, у которого есть разрешение – Отправить как или же Полный доступ, предоставленный администратором Microsoft 365.

Как только пользователь получит разрешение на общий почтовый ящик, войдите в свой собственный почтовый ящик, где общий почтовый ящик станет вам виден.

Но общий почтовый ящик Office 365 также имеет ограничения.

Независимо от преимуществ, есть несколько потенциальных ограничений, связанных с общим почтовым ящиком. Если нас не волнуют недостатки, возможно, пользователи столкнутся с ситуациями потери данных. Узнайте здесь об ограничениях общего почтового ящика O365 и о том, как их избежать.

Ограничение 1: –

Часто администратор преобразовывал почтовый ящик бывшего сотрудника в общий почтовый ящик. Таким образом, другие сотрудники компании могут использовать данные электронной почты бывшего сотрудника. Хотя видно, что когда администратор выполняет тот же процесс, возникают некоторые сбои конфигурации. Эту проблему легко понять по сценарию ниже. Здесь администратор настроил общий почтовый ящик, чтобы исключить идентификатор бывшего сотрудника. Однако после настройки почтового ящика сообщение в общий почтовый ящик не поступало.

Ограничение 2: –

В сотовых устройствах интегрированное приложение Outlook не поддерживает общий почтовый ящик Office 365, что считается еще одним ограничением. Для просмотра содержимого почтового ящика необходимо загрузить OWA для платформ Android или iOS. После успешной установки настройте свою учетную запись на телефоне, общий почтовый ящик станет там автоматически.

Ограничение 3: –

Также можно увидеть, что когда пользователь отправлял сообщение с идентификатора общего почтового ящика, почта не отражалась в папке «Отправленные», вместо этого общий почтовый ящик отправлял элементы, хранящиеся в папке личного почтового ящика. Этот технический сбой можно исправить, внеся некоторые изменения в настройки общего почтового ящика по умолчанию.

Ограничение 4: –

В Microsoft Office 365 существует политика, согласно которой размер общих почтовых ящиков может составлять до 50 ГБ бесплатно и не требует какого-либо лицензионного плана. И, что хуже всего, как только размер почтового ящика заполнится, все сообщения будут автоматически удалены.

Чтобы решить эту проблему, вы можете взять хотя бы Exchange Online (план 1 или план 2) или сделать резервную копию данных общего почтового ящика на локальном диске с помощью Инструмент резервного копирования почтового ящика Office 365 и освободить место в памяти из облака. В противном случае Exchange не будет передавать электронную почту нелицензированному общему почтовому ящику.

Утилита резервного копирования почтовых ящиков Office 365 – это чрезвычайно мощное программное решение, которое сохраняет копию общего почтового ящика Microsoft 365 в популярном формате PST или EML в любом месте по вашему выбору. Итак, всякий раз, когда появляется всплывающее окно о том, что общий почтовый ящик достиг предела бесплатного использования и для продолжения требуется лицензия, попробуйте это программное обеспечение. Вы также можете скачать его бесплатную версию.

Скачать сейчас Купить сейчас

Кроме того, инструмент имеет встроенную функцию фильтра даты, которая помогает пользователю сохранять электронные письма определенной временной шкалы в предпочтительном формате файла. Прежде всего, резервная копия общего почтового ящика всегда предотвращает непредвиденную потерю данных пользователями.

Собираем все вместе

Общий почтовый ящик – это замечательная функция, представленная в Office 365. Верно и то, что он становится решающим в работе. К несчастью! Ограничения общего почтового ящика Office 365 представляют большой риск для безопасности данных. Кроме того, в эпоху, когда ежедневно обрабатывается большой объем данных, ограничения на размер бесплатного общего почтового ящика O365 в 50 ГБ недостаточно.

Поэтому рекомендуется делать резервную копию общего почтового ящика Office 365 с помощью вышеупомянутого программного обеспечения. И снова подготовьте свой общий почтовый ящик и используйте его без какой-либо лицензии. Помимо этого, защитите электронную почту от неожиданной катастрофы.