Как автоматически обновлять Smartsheet из Google Таблиц

В этом руководстве мы покажем, как автоматически добавлять строку в электронную таблицу Smartsheet каждый раз, когда новая строка добавляется в электронную таблицу Google. Это может быть особенно полезно, когда вам нужно поделиться электронной таблицей с несколькими пользователями, использующими разные сервисы, такие как Google Sheets и Smartsheet.

Основная цель этого руководства — обеспечить бесперебойную совместную работу пользователей разных платформ электронных таблиц. Благодаря автоматическому обновлению электронной таблицы Smartsheet всякий раз, когда в электронную таблицу Google добавляется новая строка, пользователи могут легко получать доступ к одному и тому же набору данных и работать с ним независимо от предпочитаемой платформы. Это не только упрощает процесс обмена, но и гарантирует, что все остаются на одной странице и могут эффективно сотрудничать.

Как это работает?

Когда новые роли данных добавляются в Google Sheet:

Он будет автоматически обновлен и добавлен в Smartsheet.

Эта интеграция позволяет пользователям сосредоточиться на поддержании актуальности своих данных в Google Таблицах, не беспокоясь о двойном вводе данных в Smartsheet. В результате данные в Smartsheet всегда будут актуальными и точными, без каких-либо дополнительных усилий со стороны пользователя.

Что вам понадобится:

Чтобы начать интеграцию между Google Таблицы и Smartsheets, мы будем использовать Zapier. Если у вас еще нет учетной записи на этих платформах, вы можете зарегистрироваться (бесплатно), нажав соответствующие кнопки ниже.

Получите бесплатную учетную запись Smartsheet.
Получите бесплатную учетную запись Zapier.

После успешной регистрации или если у вас уже есть учетная запись, войдите в свои учетные записи Zapier, Google Sheets и Smartsheets.

Что мы собираемся делать

В этом уроке мы будем использовать электронную таблицу Google Sheets, состоящую из нескольких столбцов: Имя, Фамилия, Должность, Возрасти Национальность.

Цель состоит в том, чтобы при добавлении новой строки данных в эту электронную таблицу она автоматически отражалась в Smartsheet без необходимости ручного ввода данных.

Давай сделаем это!

1. Создавайте электронные таблицы в Smartsheet и Google Sheets

Начните с создания нового листа в Google Sheets и Smartsheet. Убедитесь, что они имеют одинаковые столбцы, помеченные как «Имя“, “Фамилия“, “Заголовок“, “Возраст“, и “Национальность“.

Получите бесплатную учетную запись Smartsheet.

Дайте каждой электронной таблице имя. Например, назовите электронную таблицу Google Sheets «Информация об интервьюируемом (GS)», а электронную таблицу Smartsheet — «Информация об интервьюируемом (SS)».

Введите пример строки данных в Google Sheets.

2. Создайте интеграцию с Zapier

Сначала мы свяжем Zapier с Google Sheets.

Связывание Zapier с Google Sheets.

1. Войдите в свою учетную запись Zapier.
2. Нажмите на эту ссылку добавить “Шаблон интеграции Google Sheets со Smartsheet” к вашему Запиру.
3. Нажмите на первую строку «1. Новая строка электронной таблицы в Google Таблицах» а затем нажмите «Войти».



4. Нажмите «Продолжить».



5. Теперь вам нужно сообщить Zapier, какую электронную таблицу использовать. Щелкните раскрывающийся список под «Электронная таблица” и выберите “Информация об интервьюируемом (GS).“



6. Затем сообщите Zapier, какой лист внутри «Информация об интервьюируемом (GS)” использовать. В раскрывающемся списке «Рабочий лист,” выбирать “Лист1» и нажмите «Продолжить».



7. Нажмите «Тест», а затем «Запустить тест», чтобы проверить, работает ли соединение между Zapier и электронной таблицей.



8. В случае успеха вы увидите образец данных, который вы ввели ранее. Нажмите «Продолжить».

Далее мы свяжем Zapier со Smartsheet.

Связывание Zapier со Smartsheet.

1. Сначала нажмите «Войти» под «2. Добавьте строку на лист в Smartsheet», чтобы подключить Zapier к вашей учетной записи Smartsheet. Затем нажмите «Продолжить».



2. Выбрать “Информация об интервьюируемом (SS)» лист из «Действие” выпадающее меню.



3. Решите, хотите ли вы, чтобы новые данные добавлялись в верхнюю или нижнюю часть строки. Выбирать “К началу” или “Вниз” из выпадающего меню.



4. Нажмите «Обновить поля», чтобы сопоставить столбцы между двумя электронными таблицами. Убедитесь, что информация для “Имя“, “Фамилия“, “Заголовок“, “Возраст“, и “Национальность” введено правильно. Затем нажмите «Продолжить».



5. Нажмите «Проверить действие», чтобы проверить, все ли синхронизировано правильно. Если вы видите «УСПЕХ», это означает, что столбцы синхронизированы правильно.



6. Наконец, нажмите «Опубликовать», чтобы завершить процесс.

3. Тестирование автоматизации

Теперь, когда электронные таблицы в Google Sheets и Smartsheets интегрированы, вы можете легко передавать свои данные и управлять ими.

Чтобы перенести существующие данные из Google Sheet в Smartsheet, просто нажмите кнопку «Перенести существующие данные». Это гарантирует, что любые данные, уже имеющиеся в вашей таблице Google, будут скопированы в Smartsheet.

Или вы можете начать заполнять или вводить данные в Google Sheets….

…и это будет автоматически отражено в Smartsheet.

Данные не сразу появятся в Smartsheet

Обратите внимание, что при использовании Zapier данные не будут мгновенно отражены в Smartsheet.

Под “Бесплатно” и “Стартер”, время обновления составляет 15 минут, а это значит, что Zapier проверяет наличие новых данных и обновляет ваш Zap каждые 15 минут.

Если вам требуется более быстрое время обновления, вы можете рассмотреть возможность перехода на планы «Профессиональный» или «Командный», где время обновления сокращается до 2 минут и 1 минуты соответственно. Это поможет обеспечить более частое и точное обновление ваших данных Smartsheet.