Пользователи Outlook для Mac уменьшают размер, когда почтовый ящик Exchange заполнен

Многие платформы используются по всему миру для связи с другими пользователями. Все платформы имеют фиксированную емкость хранилища для каждого пользователя. Когда в хранилище заканчивается место или оно почти заполнено, оно начинает выдавать всплывающие окна или предупреждать об этом. Outlook такой же, как и все платформы, поскольку он также имеет выделенную емкость для хранения для каждого пользователя. Outlook подключен к серверу Exchange, который содержит все данные пользователя от электронной почты до любой другой важной информации о контактах. Это может создать пустую трату времени для пользователя и задержку официальной работы. Поэтому в этой статье основное внимание будет уделено основным причинам, почему это происходит, и существенным решениям проблемы.

Почему почтовый ящик Exchange переполняется?

Почтовый ящик Exchange, подключенный к идентификатору электронной почты, имеет выделенное место для хранения. Как только выделенное пространство начинает заполняться по нескольким причинам, таким как повторяющиеся элементы, большие элементы и нежелательные вложения, которые просто оставлены в почтовом ящике. Это может привести к потере данных, а иногда из-за бесчисленного количества электронных писем некоторые важные электронные письма могут быть удалены. Эти причины — просто способ сообщить пользователям, что они неправильно используют почтовый ящик Outlook для Mac, поскольку таких ситуаций можно избежать. Управление пространством почтового ящика — один из разумных способов избежать этой проблемы. Для лучшего управления данными пользователь должен знать, как проверить размер папки, а пользователи Outlook для Mac уменьшают размер, когда почтовый ящик Exchange заполнен.

Как проверить размер папок почтового ящика в Outlook для Mac?

Пользователи Outlook для Mac не могут проверить размер всего почтового ящика. Следовательно, они должны проверять размер каждой папки отдельно. Вы можете найти его, выбрав «Файл»> «Инструменты»> «Очистка почтового ящика».

• Щелкните правой кнопкой мыши папку.
• Выбирать Свойства папки из выпадающего списка.
• В диалоговом окне «Свойства папки» перейдите к Хранилище вкладка
• Это позволит пользователю просматривать размер папки, а также ее подпапки.
  

Рекомендации по управлению размером почтового ящика, когда почтовый ящик Exchange заполнен

1. Архивировать старые элементы. Перемещая старые элементы в архив, вы можете освободить место в своем почтовом ящике и папках, чтобы позволить поступать новым сообщениям. Вы можете создать PST-файл данных, которые хотите заархивировать, и открыть его в любое время с помощью Outlook для Mac. Хотя Outlook время от времени архивирует данные, выполнение этого вручную позволит вам архивировать нужные вам элементы.
2. Очистите папку «Удаленные». Вы можете регулярно очищать папку «Удаленные», чтобы ваш почтовый ящик Exchange оставался компактным.
3. Пустая папка «Нежелательные элементы» — регулярно очищайте папку «Нежелательные элементы», что увеличит емкость основной почтовой папки.
4. Храните вложения вне почтового ящика. Все важные вложения, как правило, загружаются в систему, а те, которые больше не нужны для почтового ящика, можно удалить. Насадки иногда бывают очень тяжелыми и занимают много места.

Как архивировать старые элементы?

1. Выбирать один или несколько предметов которые вы хотите заархивировать.
2. Верхняя лента покажет Архив вариант, выберите его.
3. Нажмите на Продолжать.
4. Теперь установите правила архивирования для будущего использования. Перейдите в «Инструменты» > «Правила» > «Изменить». Правила.
5. Выберите параметр «Обмен» на левой панели, прежде чем нажать «+‘, чтобы добавить правило.
6. Укажите название правила и связанные с ним условия. Нажмите ХОРОШО двигаться вперед.
7. Чтобы применить любое правило к новой папке, нажмите «Сообщение» > «Правила» > «Применить» > «Выбрать правило».

Как создать файл .pst для резервного копирования в Outlook для Mac?

Помимо архивирования, многие пользователи могут создать файл .pst с данными, которые они считают полезными, но которые все же необходимо убрать для освобождения места. Таким образом, они могут получить доступ к данным в любое время через Outlook.

1. Запустите приложение Outlook для Mac, перейдите в меню Outlook и выберите «Настройки». Выберите «Учетные записи» на вкладке «Инструменты».
2. Добавьте учетную запись электронной почты и войдите в учетную запись Gmail, чтобы настроить IMAP.
3. Настройте ту же учетную запись Gmail для файла Outlook на Mac.
4. Запустите синхронизацию файла данных OLM с IMAP.
5. Последний шаг — переместить файл OLM в IMAP, а затем переместить электронные письма OLM в MS Outlook PST.

Заключение

Outlook, как и любая другая платформа электронной почты, имеет выделенную емкость хранилища, назначенную каждому идентификатору электронной почты пользователя. Иногда при большом количестве писем и отсутствии управления почтовым ящиком почтовый ящик Exchange переполняется и создает предупреждающие знаки для пользователя. Есть способы решить эту проблему путем надлежащего управления данными путем архивирования, создания PST-файла данных и удаления ненужных старых элементов в почтовом ящике. Для преобразования файла OLM в PST пользователь может попробовать демо-версию этого стороннего инструмента OLM to PST Converter.

Скачать сейчас

Об Олафе Берче

Олаф работает старшим редактором по технологиям в Data Repair Tools. Увлеченный технологиями, он имеет более чем 8-летний опыт работы в области восстановления данных, Интернета вещей, искусственного интеллекта и робототехники. Ему нравится искать и предлагать самодельные решения для решения технических проблем Windows. В свободное время любит читать романы и стихи. Он также любит путешествия, рафтинг, треккинг и так далее. Просмотреть все сообщения Олафа Берча →