Способы управления лимитом размера файла базы данных Lotus Notes, превышающим квоту

Многие пользователи IBM Lotus Domino почти очень регулярно сталкивались с распространенной проблемой. Предел файла превышает квоту и препятствует рабочему процессу пользователей на неопределенный срок.

Тем не менее, есть много вариантов настройки лимита хранения базы данных, ограничение на размер файла превышается довольно часто. Первоначально Lotus domino уведомляет пользователя о превышении лимита квоты, чтобы можно было решить эту проблему до того, как база данных отключит пользовательские функции. Он показывает ошибку, похожую на изображение, показанное ниже

Если взять предупреждение в свои руки и поработать над ним, освободив пробел, ошибка не появится снова в течение некоторого времени. Таким образом, у него будет достаточно места для записи данных, пока пространство снова не заполнится. Если не принять меры, это предупреждение изменится на показанное ниже.

Теперь Lotus Notes больше не будет записывать какие-либо транзакции или данные после этого предупреждения. Хотя электронные письма могут быть отправлены и получены пользователями, они не смогут их сохранить, пока пользователь не решит уменьшить файловую базу данных.

Каковы причины превышения лимита размера файла?

Хотя может быть много причин, которые могут привести к превышению размера файла, вот несколько наиболее распространенных причин:

• Дублирование сообщений в базе данных: Очень распространенной проблемой для большинства пользователей является то, что они не знают или не управляют дубликатами файлов в своей базе данных. Дубликаты файлов обычно занимают много места и являются пустой тратой памяти, поскольку у вас уже есть сообщения.
• Превышение графических элементов: Любой тип графической информации или данных обычно имеет большой размер и занимает больше места, чем любой обычный текстовый файл.
• Удаленные сообщения в Корзине: Иногда пользователи удаляют сообщения из основного почтового ящика, но они не подозревают о том, что удаленные сообщения будут храниться в Корзине и занимать ненужное место, что может привести к превышению квоты ограничения размера файла.
• Сохраненные черновики: В некоторых случаях черновики могут помочь пользователям, если им приходится регулярно отправлять электронные письма подобного типа. Однако многие пользователи забывают удалять ненужные черновики сообщений, которые могут превышать квоту места для хранения.

Как управлять ограничением размера файла базы данных Lotus Notes?

• Ограничение базы данных должно быть установлено с учетом максимально возможного размера.
• Пороговое предупреждающее сообщение должно быть установлено на 75-90%, чтобы у вас было время для управления пространством.
  
• Также есть возможность изменить настройки после создания почтовой базы. В разделе «База данных» в клиенте администратора Domino вы найдете параметр «Установить квоты», с помощью которого это можно сделать.
  

Как управлять ограничением размера файла базы данных Lotus Notes после превышения квоты? 1. Сжатие базы данных

• Для начала запустите Lotus Notes и нажмите Файл > База данных.
• Нажать на Характеристики кнопку, чтобы открыть диалоговое окно.
• В появившемся диалоговом окне нажмите на вторую вкладку.
• Нажмите кнопку %, чтобы увидеть текущую степень сжатия.
• Нажать на Компактный кнопку после подтверждения, что процент меньше 90%.
  

ИЛИ

• В каталоге Domino нажмите Сервер/Программы.
• Теперь выберите папки конфигурации и нажмите Добавить программу кнопка.
• Затем заполните все необходимые сущности и нажмите кнопку Сохранять кнопка перед нажатием Закрывать.

2. Удалите ненужные электронные письма

Это самый простой способ освободить место для новых данных и управлять ограничением размера файла базы данных. Все ненужные электронные письма можно удалить из основного почтового ящика и отправить в папки элементов, чтобы освободить место. Это не требует предварительных знаний, поскольку это просто процесс выбора и удаления.

3. Управление вложениями электронной почты

Важно вести заметки о важных электронных письмах и документах. Таким образом, вы можете оценить необходимость того, какие документы или вложения следует хранить в электронных письмах в качестве резервных копий, а остальные вы можете загрузить на свои компьютерные системы, чтобы удалить их из своих электронных писем и сэкономить место.

4. Измените настройки автоматического сохранения писем

По умолчанию все отправленные электронные письма сохраняются в базе данных, но они занимают много места и могут привести к превышению лимита базы данных. Следовательно, чтобы избежать этого, вы можете изменить настройки автоматического сохранения отправленных писем. Для этого вы можете выполнить следующие шаги:

• В Lotus Notes нажмите Файлы > Настройки.
• Затем Настройки пользователя> Нажмите «Почта».
• В разделе Отправка узнайте Сохранить почту и в раскрывающемся меню нажмите кнопку Всегда быстрый.

5. Управление архивом

Архивы — это еще одно место для хранения, которое можно освободить для управления размером файла базы данных Lotus notes. Эти архивные электронные письма можно сохранить в другом месте, чтобы можно было использовать место для более важных электронных писем.

6. Удалите старые атрибуты Lotus Notes.

Такие атрибуты, как календари, контакты и списки дел, также сохраняются Lotus Notes и занимают много места. Его можно освободить, чтобы сэкономить место.

7. Использование сторонних инструментов

Сторонние инструменты могут по-разному помочь освободить место. Конвертер NSF в PST позволяет хранить электронные письма на вашем компьютере, и к ним можно получить доступ, когда это необходимо пользователю. Сторонние инструменты могут стать разумным решением этой проблемы.

Скачать сейчас

Заключение

Ограничение размера файла базы данных Lotus Notes обычно устанавливается на уровне 75-90%, и когда квота превышает ее, больше не допускается хранение данных. Это может беспокоить пользователя, так как не остается места для сохранения новых данных. Следовательно, его необходимо очистить с помощью вышеупомянутых ручных методов или с помощью сторонних инструментов конвертера Best NSF в PST в качестве разумного решения.