Уменьшение размера почтового ящика Exchange при превышении квоты почтового ящика

Будучи обычным пользователем или администратором Exchange, вы должны быть хорошо знакомы с его важностью для вашей организации. Одной из проблем с Exchange, с которой может столкнуться пользователь, является слишком большой размер почтового ящика, который обычно увеличивается постепенно. В большинстве случаев пользователь игнорирует уведомление о необходимости проверить размер почтового ящика. Позже, когда размер почтового ящика заполнится, доступ к почте будет запрещен, что создаст проблему для пользователя. Обычно это происходит, когда Exchange Server настроен в приложении Outlook и установлен предел размера почтового ящика, со старой версией Outlook и т. д.

Примечание: Администратор Exchange может перейти в Центр администрирования Exchange и подписаться на получателей> почтовые ящики> выбрать нужный почтовый ящик> нажать «Изменить»> перейти к использованию почтового ящика> Дополнительные параметры> нажать «Настроить параметры для этого почтового ящика». Затем проверьте и измените квоты хранилища для почтовых ящиков. Пользователи также могут щелкнуть правой кнопкой мыши на панели задач приложения Outlook с настроенной учетной записью Exchange Server и выбрать Информация о квоте чтобы проверить доступную квоту почтового ящика, или перейдите к значку шестеренки, выберите «Параметры»> «Учетная запись», чтобы просмотреть квоту почтового ящика в Outlook в веб-приложении.

С помощью команды Exchange Management Shell также можно установить квоты для почтового ящика Exchange.

Set-Mailbox -Identity «имя почтового ящика» -IssueWarningQuota 24.5gb -ProhibitSendQuota 24.75gb -ProhibitSendReceiveQuota 25gb -UseDatabaseQuotaDefaults $false

Давайте рассмотрим некоторые проблемы, связанные с увеличенным или превышающим пороговый размер почтового ящика.

Проблемы с чрезмерным размером почтового ящика (выше ограничений)

Пользователь определенно сталкивается с проблемами с большим или полным размером почтового ящика, поскольку лимит, установленный почтовым клиентом, превышен. Теперь хранилище заполнено, и нет места для хранения дополнительных электронных писем или других данных. Вот некоторые из проблем, возникающих при полном размере почтового ящика:

• Снижение эффективности соединения Outlook-Exchange.
• Препятствие в обмене электронными письмами — доступ или отправка электронных писем
• Старые электронные письма становятся недоступными из каждой папки в почтовом ящике
• Тяжелые вложения, заполняющие большое пространство для хранения, вызывающие трафик
• Увеличение размера и объема хранилища увеличивает риск повреждения данных.

Основные решения или превентивные меры

Пользователь может избежать ситуации «превышение допустимого размера почтового ящика», применив несколько простых приемов. Эти базовые решения должны выполняться регулярно, чтобы предотвратить проблемы с потоком почты в Exchange. Давайте обсудим решения по уменьшению размера почтового ящика Exchange.

Попробуйте эти превентивные меры, чтобы не допустить чрезмерного роста почтовых ящиков.

• Использование встроенного инструмента очистки почтового ящика в приложении Outlook для контроля размера почтового ящика. Перейти к Файл > Инструменты > Очистка почтового ящика. Выберите необходимые параметры и очистите место для хранения от почтового ящика.
• Регулярно очищайте папку «Удаленные и отправленные (ненужные)».
• Сохранение вложений большого размера на локальном диске системы и удаление их из соответствующего почтового ящика
• В Кэшированный режим обменасинхронизируйте свой аккаунт с общедоступными папками

После обсуждения превентивных решений кризиса пользователь должен перейти к решениям, когда ущерб уже нанесен, т. е. размер почтового ящика заполнен. Пользователь может очень легко получить размер базы данных почтовых ящиков и доступное новое пространство почтового ящика с помощью PowerShell.

Действительно, есть некоторые ручные решения, которые пользователь может использовать для решения проблем с чрезмерным размером почтового ящика Exchange. Здесь мы собираемся обсудить решения один за другим.

Ручные или бесплатные решения (для ошибки «почтовый ящик переполнен»)

Превентивные решения могут помочь вам избежать ситуаций с проблемами полного хранения почтового ящика. В то время как для решения ситуации «на месте», когда ваша почта недоступна и поток прерывается, вам следует воспользоваться некоторыми решениями. Пользователь всегда ищет удобное, бесплатное и действительно работающее решение. Давайте обсудим некоторые методы, основанные на таких ожиданиях, для решения проблем с полным почтовым ящиком.

1-й метод: попробуйте сжать файлы данных Outlook

Microsoft Outlook предоставляет вам встроенную возможность сжатия файлов Outlook PST или OST. Вы можете попробовать уменьшить размер файла, чтобы освободить место для новых писем. Здесь мы знаем, что доступ к почтовым ящикам Exchange в Outlook возможен с использованием кэшированного режима Exchange и настроек сервера. Итак, сначала нужно подтвердить соединение Exchange с Outlook, чтобы получить доступ к его почтовым ящикам внутри него.

Примечание: Перед запуском этой процедуры пользователь должен удалить нежелательные письма. Теперь щелкните правой кнопкой мыши Удаленные объекты папку на панели навигации, а затем щелкните Пустой ‘Удаленные объекты’ папка.

Выполните указанные шаги, чтобы сжать файл Outlook PST или OST.

1. Запустите приложение Outlook. На вкладке «Файл» выберите «Настройки учетной записи», а затем снова выберите Настройки учетной записи.
2. В диалоговом окне «Настройки учетной записи» нажмите Дата файлы выберите файл PST или учетную запись Exchange и щелкните Настройки вариант.
   Примечание: В случае выбранной учетной записи Exchange перейдите к Больше настроек вариант. Переключиться на Передовой вкладку и нажмите на Настройки автономной папки вариант.
3. В следующем открывшемся диалоговом окне нажмите Компактный сейчас вариант.

Выбранный вами размер файла PST или OST будет сжат. Вы можете попробовать получить доступ к электронной почте или отправить ее в почтовый ящик прямо сейчас.

2-й метод: автоматическая настройка архива в Outlook

Вы также можете попробовать этот ручной и бесплатный встроенный метод для архивирования старых, ненужных электронных писем или вложений, которые не используются в настоящее время или когда-либо. Можно получить доступ к архивным электронным письмам в Microsoft Outlook, это экономит выделенное место в почтовом ящике вашей учетной записи Microsoft Exchange. Архивирование писем вручную — тяжелая работа, поэтому, используя этот автоматизированный способ архивирования писем, пользователь будет чувствовать себя более комфортно. Давайте посмотрим на процедуру по шагам.

1. Запустите приложение Outlook. От Инструменты меню, выберите Параметры.
2. в Параметры окно, нажмите на Другой вариант и нажмите Автоархив.
3. Теперь нажмите «Выполнять автоархивацию каждые» и выберите количество дней. По умолчанию 14 дней.
4. Галочка Запрашивать перед запуском автоархивации и очистить «Удалить элементы с истекшим сроком действия (только папки электронной почты)».
5. Теперь нажмите «Обзор» и укажите местоположение на жестком диске вашей системы, чтобы сохранить архивные папки электронной почты с вложениями. Наконец, нажмите ХОРОШО.
6. Будет создан локальный архивный PST-файл с нужными данными почтового ящика Exchange.

3-й метод: создание личной папки для писем

Еще одно, но не менее важное ручное решение проблемы с растущим размером почтового ящика Exchange — создание или настройка личной папки. Расположение этой личной папки может быть на каком-то диске в вашей системе, и она занимает только место на диске.

Примечание: Вы можете напрямую получить доступ к этой созданной личной папке из своей учетной записи Outlook. По умолчанию файл PST находится на вашем локальном компьютере.

Чтобы настроить личную папку для своей учетной записи Outlook, вам необходимо выполнить следующие шаги.

1. Запустите приложение Outlook. В меню «Файл» выберите «Создать», а затем выберите Файл данных Outlook.
2. В открывшемся диалоговом окне выберите «Файл личной папки Office Outlook (.pst)» и нажмите ОК.
3. Найдите и укажите место сохранения этого PST-файла (дайте ему имя), а затем нажмите «ОК».
4. Выберите параметр «Без шифрования» в диалоговом окне, чтобы избежать установки пароля, поскольку его нельзя сбросить.
5. Чтобы просмотреть содержимое в личной папке — запустите Outlook, перейдите в меню «Файл», нажмите Открытьзатем выберите Файл данных Outlook и просмотр местоположения папки.

4-й метод: изменение значения реестра Windows

Пользователи могут изменить ключ реестра Windows, а именно MaxLargeFileSize чтобы увеличить текущий допустимый максимальный размер файла PST. Следуйте этому процессу.

1. Откройте редактор реестра Windows вашей системы, используя ключевое слово «regedit» в окне запуска Windows.
2. На Редактор реестра страницу, перейдите в это место.

   HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\v.0\Outlook\PST

3. Дважды щелкните папку PST на левой панели, а затем на правой панели дважды щелкните MaxLargeFileSize вариант. Отредактируйте или введите значение в МБ для размера файла PST и нажмите ХОРОШО.
4. Теперь выйдите из редактора реестра.
5. Попробуйте выполнить обмен почтой, чтобы проверить, появляется ли ошибка снова или нет.

До сих пор мы обсуждали ручные решения и простые приемы решения проблем с полным хранением почтовых ящиков. Решения определенно работают, но не являются полностью надежными и безопасными. Ваши данные всегда в опасности, и эти методы имеют меньше возможностей для работы с сильно загруженными почтовыми ящиками, вызывающими повреждения. Возникает необходимость иметь полную резервную копию ваших данных с безопасным преобразованием.

Лучшее решение

Хотя это полностью выбор пользователя, чтобы выбрать желаемое решение, но использование стороннего конвертера OST в PST и EDB в PST было бы самым разумным выбором. Преобразование файла базы данных Exchange в формат Outlook PST обеспечит постоянное переносимое резервное копирование, которое гибко выполняется расширенным инструментом. Он также восстанавливает данные из поврежденных файлов EDB, чтобы обеспечить полное резервное копирование без каких-либо сложных действий.

Когда ситуация очень критическая (данные повреждены), программное обеспечение выполняет простое восстановление недоступных данных, что невозможно эффективно с помощью ручных решений. Также пользователь может конвертировать OST в PST, Microsoft 365 и многие другие форматы файлов. Пользователь может рискнуть с профессиональным решением для простого и быстрого решения.

Скачать сейчас