Включить управление правами на доступ к данным SharePoint для ограничения загрузки документов

SharePoint был представлен как инструмент управления документами, полезный для пользователей MS Office Suite. Сегодня он занимает более высокое место по полезности и имеет более 190 миллионов активных

пользователей в 2021 году. Он позволяет создавать различные библиотеки, создавать документы, аутентифицировать документы и делиться ими с безопасностью. Каждая библиотека может иметь большое количество различных типов документов. Эти документы доступны для редактирования, совместного использования и загрузки.

Если вы являетесь администратором, вы можете решить, сколько документов будет загружено из библиотеки. Это поможет вам лучше контролировать общие данные и обеспечить доступ. В SharePoint есть функция под названием «Управление правами на доступ к данным», которая управляет этими номерами загрузки.

Что такое управление правами на информацию?

Управление правами на доступ к данным в SharePoint задает диапазон действий пользователя над файлами, загруженными из списка и библиотек. Он шифрует загруженные файлы и ограничивает количество пользователей и приложений, которые могут расшифровывать эти файлы. Права пользователей также ограничены, чтобы они не могли совершать такие действия, которые не разрешены.

Например, предположим, что вы работаете над маркетинговым проектом и разработали некоторые маркетинговые методы для продвижения своего продукта. Таким образом, вы не захотите, чтобы какая-либо другая команда, кроме отдела продаж, имела доступ к таким отчетам. Таким образом, вы можете применить IRM и разрешить загрузку и доступ к отчетам только выбранным членам отдела продаж.

На сайте SharePoint вы можете применить управление правами на доступ ко всему списку или библиотеке. Это дает постоянный уровень авторизации для всех документов, присутствующих в библиотеке.

Как применить управление правами на доступ к данным на сайте SharePoint?

1. В своей учетной записи SharePoint перейдите к списку или библиотеке сайта, на котором вы хотите включить функцию управления правами на доступ к данным.
2. На вкладке «Библиотека» нажмите «Настройки библиотеки».
   Примечание: Если вы переносите список, перейдите на вкладку списка и щелкните Параметры списка.
3. В категории «Разрешения и управление» щелкните «Управление правами на доступ к данным».
   Примечание: Управление правами на доступ к данным не будет отображаться для библиотеки изображений. Кроме того, если вы не видите параметр «Управление правами на доступ к данным» в категории «Разрешения и управление», вам следует обратиться к администратору SharePoint.
4. После открытия мастера управления правами на доступ к данным установите флажок «Ограничить доступ к документам в этой библиотеке при загрузке». Он собирается ограничить количество документов, которые он будет загружать из списка или библиотеки.
5. Перейдите в поле «Создать заголовок политики разрешений» и укажите имя политики. Уникальное имя сделает политику доступной быстро, и вы сможете отделить ее от других политик. Вы должны указать значимое имя для политики.
6. Следующее поле — «Добавить описание политики разрешений», где вы можете указать общее описание политики. Это описание расскажет пользователям о правилах обращения с документами из загруженного списка и библиотеки.
7. Теперь вам нужно указать дополнительные ограничения для политики, в списке «Показать параметры» есть несколько параметров —
   • Разрешить зрителям печатать: чтобы другие пользователи могли печатать документы из списка или библиотеки.
   • Разрешить зрителям запускать сценарии и средства чтения с экрана для загруженных документов: чтобы пользователи могли просматривать разрешения элементов для выполнения некоторого встроенного кода и макросов в любом документе.
   • Пользователи должны подтвердить свои учетные данные, используя этот интервал (дни): Просит пользователей подтверждать учетные данные своей учетной записи через определенные промежутки времени.
   • Не разрешайте пользователям загружать документы, не поддерживающие IRM: Это запретит пользователям, у которых нет IRM, загружать документ в список или библиотеку.
   • Прекратить ограничивать доступ к библиотеке по адресу: Примените дату, когда вы хотите снять ограничения с документов.
   • Установите групповую защиту и интервал учетных данных: он будет управлять интервалом кэширования интервалов для программы, имеющей лицензию на открытие документа.
   • Разрешить групповую защиту: это позволит групповой защите делиться документами с пользователями в той же группе.

   Выберите «Параметры» из списка, затем нажмите «ОК», чтобы применить изменения.

Как IRM защищает документы в списке и библиотеке?

Ограничение загрузки документов в списке и библиотеке SharePoint может защитить документы от различных угроз, таких как:

• Неавторизованный пользователь не может копировать, изменять, печатать, отправлять по факсу и вставлять содержимое документа.
• Он использует функцию Print Screen в Windows для защиты содержимого документа.
• Он создает интервал после того, как пользователю необходимо аутентифицировать свои учетные записи после истечения этого интервала.
• Это помогает поддерживать корпоративную политику в вашей организации.

Заключение

Функция управления правами на доступ к данным в SharePoint чрезвычайно полезна для бизнеса. Если вы хотите обновить свою версию SharePoint, сохранив эту функцию включенной, вам следует использовать профессиональное программное обеспечение для миграции SharePoint, которое защищает функции, структуры, разрешения и версии выбранных сайтов/дочерних сайтов. Затем вы можете выбрать список и библиотеки и соответствующим образом перенести их.

Скачать сейчас