Как преобразовать файл доступа в формат PDF?

Краткое описание: В этой статье мы обсудим различные решения, позволяющие ответить на вопрос: «Как преобразовать доступ в формат файла PDF?» Кроме того, мы получим некоторые знания о руководствах (бесплатных) и экспертных решениях для переноса файла базы данных доступа в PDF.

Независимо от того, являетесь ли вы профессиональным аналитиком данных, владельцем бизнеса или новичком, необходимость перевода файлов доступа в формат PDF неоценима. С одной стороны, Microsoft Access хорошо известен своей надежной системой управления базами данных. Более того, это важная платформа для облегчения создания комплексных отчетов, форм и запросов для лучшего анализа данных. Однако, с другой стороны, если вы ищете универсальное средство для обмена этими идеями с заинтересованными сторонами. Тогда вам подойдет общедоступный формат PDF «Portable document format».

С развитием технологий появилось несколько методов решения проблемы изменения файла Access в формате PDF. Давайте посмотрим на наиболее важные решения для плавного преобразования. Здесь методы используют как встроенные функции Microsoft Access, так и внешние инструменты.

Как преобразовать файл Access в PDF с помощью Microsoft Access?

Microsoft Access предлагает встроенную возможность конвертировать доступ в формат файла .pdf. Этот метод прост в использовании и позволяет сохранять отчеты, таблицы базы данных, формы или запросы в виде файлов PDF в среде Access. Если вы ищете бесплатное и простое решение, этот подход — лучший выбор.

• Запуск тот Приложение Microsoft Access.
• Далее добавьте Доступ (MDB/ACCDB) файл, который вы хотите преобразовать в формат PDF.
• После этого перейдите к таблицам базы данных, отчетам или индексам, которые вы хотите перенести.
• Затем перейдите к «Файл» в верхнем левом углу окна Access.
• В доступном меню «Файл» выберите «Сохранить как” вариант.
• Впредь под названием «Сохранить как типв раскрывающемся меню выберите «PDF (*.pdf)«Экспортный вариант.
• Введите имя PDF-файла в поле «Имя файла” поле.
• Теперь перейдите к месту, где вы хотите сохранить PDF-файл.
• Наконец, нажмите «Сохранять», чтобы сохранить файл Access в формате PDF.

Преобразование доступа в PDF-документ с помощью макросов VBA

Для продвинутых и технических пользователей, стремящихся к автоматизации и настройке, подойдет именно этот метод. В этом разделе вы узнаете об использовании макросов Visual Basic для приложений (VBA). Следовательно, теперь, написав собственные сценарии, вы можете управлять процессом преобразования с помощью некоторых параметров форматирования. Скопируйте приведенный ниже код VBA и преобразуйте отчет Access в PDF с помощью VBA.

Вот этапы выполнения:

Открыть Microsoft Доступ.

Далее нажмите «Альтернативный вариант” + “F11», чтобы открыть редактор Microsoft Visual Basic для приложений (VBA).

Затем создайте новый модуль. Нажав на кнопку «Вставлять» в строке меню и выбрав «Модуль» в редакторе VBA.

После этого напишите код VBA для экспорта нужного отчета или формы базы данных в формат PDF. Вот пример фрагмента кода для преобразования отчета с именем «Отчет1» в PDF:

СубэкспортToPDF()

DoCmd.OutputTo acOutputReport, «Отчет1», acFormatPDF, «C:\Path\To\Your\PDF\File\Report1.pdf»

Конец субтитра

Не забудьте заменить «Отчет1» с названием вашего отчета и «C:\Путь\К\Ваш\PDF\Файл\Report1.pdf» с указанием желаемого местоположения и имени PDF-файла.

Закройте редактор VBA.

Запустите макрос, нажав «Альтернативный вариант” + “F8“, выбрав “Экспорт в PDF“, и нажав “Бегать«. Это выполнит код VBA и экспортирует указанный отчет или форму в формат PDF.

Также читайте: Различные способы преобразования Access в файл Excel.

Ограничения вышеуказанных ручных методов преобразования доступа в файл PDF

Бесплатные решения легко доступны для сохранения файлов Access в формате .pdf, но имеют ряд недостатков, перечисленных ниже:

• Ограниченные возможности настройки выходного формата PDF.
• Может плохо обрабатывать сложные отчеты или формы с расширенным форматированием.
• Требуется программное обеспечение Microsoft Access.
• Требуется знание программирования VBA.
• Ограниченная гибкость при обработке сложных сценариев с помощью VBA Marco.
• Использование подхода VBA для преобразования может не поддерживать все типы объектов или структур данных Access.

Как преобразовать базу данных MS Access в формат файла PDF? – Экспертное руководство

Хотя описанный выше метод преобразования доступа к файлу PDF легко найти, он создает риски потери и повреждения данных, а также другие вышеупомянутые проблемы. Поэтому вместо ручных решений мы предлагаем надежное решение: инструмент преобразователя доступа. Это приложение одобрено экспертами для быстрого и беспроблемного процесса миграции.

Скачать сейчас Купить сейчас

Кроме того, эта утилита не только экспортирует отчеты и формы файлов Access в файлы PDF, но также поддерживает другие форматы, такие как CSV, ACCDB, MDB, Online/Live SQL Server и другие. Помимо этого, с помощью этого программного обеспечения вы также можете восстанавливать удаленные или поврежденные объекты базы данных из файлов .accdb/.mdb. Выполните шаги, показанные ниже, чтобы завершить миграцию данных.

• Скачать и открыть конвертер доступа программное обеспечение из меню «Пуск».

• Просмотрите и выберите поврежденный доступ МБР/ACCDB файл.

• Нажмите «Восстановить», чтобы начать восстановление данных и преобразование базы данных.

• Просмотрите сведения таблицы на левой панели после восстановления.

• Экспортируйте файлы, нажав кнопку «Экспорт».

• Выберите формат экспорта (.xls) в раскрывающемся списке «Параметры экспорта».

• Выберите параметры схемы и нажмите «Экспорт/Сохранить».

• Как только вы получите файл Excel. Далее открываем его и переходим в Файл → Сохранить как → PDF (.pdf) формат файла.

Заключительный вывод

В этой части информации мы углубились в ручные и автоматизированные решения для преобразования доступа в формат файла PDF. Однако, хотя готовые подходы легко доступны и бесплатны, они имеют заметные ограничения, как указано в вышеупомянутом разделе. В результате вы можете положиться на инструмент конвертера MSOutlookTools Access или довериться ему, чтобы сохранить отчеты, формы и другие объекты базы данных файлов Access в виде PDF-файла.