Автоматическое перемещение отправленных писем Outlook в определенную папку

Когда вы профессионально используете Outlook с несколькими учетными записями, с этих учетных записей будет входить и выходить большое количество электронных писем. Когда вы отправляете электронные письма из своей учетной записи, вы можете найти их в папках отправленных. Когда количество электронных писем в отправленных становится больше, чем вы можете легко управлять ими, вам необходимо переместить отправленные электронные письма Outlook в определенную папку.

В Outlook есть несколько функций, которые вы можете использовать для размещения электронных писем отдельно от папок по умолчанию. Первый способ — установить правило, касающееся отправки электронных писем, или выбрать любую конкретную папку при отправке электронного письма.

Создать правило в Outlook

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Правило в Outlook — это командное действие, которое пользователь применяет к входящим и исходящим сообщениям. Правило удовлетворяет заданному условию, и пользователь может создать несколько правил для учетной записи. Вот процесс;

Запустите Outlook из меню «Приложения». После открытия Outlook перейдите к учетной записи, отправленные элементы которой вы хотите переместить в другую папку. На вкладке «Главная» вы увидите параметр «Правило» под функцией «Переместить». Нажмите на нее и выберите «Управление правилами и оповещениями».
В мастере правил и предупреждений вы можете увидеть, что в данный момент нет существующего правила. Вам нужно нажать «Новое правило».
Выберите последний вариант, чтобы применить правило к сообщениям, которые я отправляю. Затем нажмите Далее.
Установите флажок – через указанную учетную запись. Чтобы создать новое правило, вам нужно указать учетную запись, и вы можете выбрать ее, нажав ссылку «Указанный» в разделе ниже.
В раскрывающемся списке выберите нужную учетную запись и нажмите «ОК».
После выбора учетной записи нажмите «Далее».
На странице мастера правил выберите параметр «переместить копию в указанную папку». Нажмите “Далее.
Подойдут все папки аккаунта. Вы можете использовать существующую папку или нажать кнопку «Создать», чтобы создать новую папку.
Дайте имя новой папке.
Нажмите «ОК».
Выберите только что созданный элемент и нажмите OK.
Описание правила предоставит вам информацию о выбранной учетной записи и папке. Нажмите “Далее.
На новой странице есть несколько вариантов исключений, которые вы можете выбрать для некоторого сообщения или просто нажать кнопку «Далее».
Укажите новое имя для правила. Кроме того, установите флажок, чтобы запустить это правило сейчас для сообщений, уже находящихся в папке «Входящие». Установите другой флажок, чтобы включить это правило. Нажмите кнопку Готово.
Вы можете увидеть новое правило на странице «Правила и оповещения».

Нажмите «Применить», и будет создано новое правило, которое будет автоматически перемещать электронные письма, отправленные Outlook, в определенную папку.

Отключить функцию-«Сохранение копий сообщений»

Если вам не нужно сохранять копии сообщений в папке «Отправленные» из-за нехватки места или по какой-либо другой причине, вы можете отключить эту функцию. Даже после создания нового правила копия отправленных писем будет сохраняться в папке «Отправленные», которая снова занимает там место, но вы можете очистить ее самостоятельно, отключив эту опцию. Итак, вам придется отключить сохранение копий сообщений в папке «Отправленные». Шаги следующие:

Прежде всего, перейдите на вкладку «Файл» и нажмите «Параметры».
После этого выберите вкладку «Почта» и снимите флажок «Сохранять копии сообщений в папке «Отправленные», а затем нажмите «ОК».

Примечание: После отключения функции «Сохранить копии сообщений» копии отправленных сообщений больше не будут сохраняться в папке «Отправленные».

Сохранить отправленные в другую папку

Как мы упоминали ранее, Outlook предлагает все функции для улучшения общения по электронной почте. Таким образом, вы можете применить другой метод для перемещения отправленных писем Outlook в определенную папку. Вам не нужно создавать новое правило для перемещения отправленных элементов. Когда вы отправляете электронное письмо, вы можете мгновенно указать другое место для отправленных элементов. Следите за процессом;

Запустите Outlook и нажмите «Новая электронная почта».
После открытия мастера сообщений перейдите на вкладку «Параметры» и нажмите «Сохранить отправленное в». В раскрывающемся списке нажмите Другая папка.
Выберите папку, в которой вы хотите хранить отправленные сообщения. Нажмите «ОК».

В учетных записях IMAP в Outlook иногда, когда вы создали правило для перемещения отправленных Outlook электронных писем в определенную папку, сообщение сохраняется дважды. Вы можете преодолеть такое состояние, выполнив следующие шаги;

Выберите учетную запись IMAP и нажмите Изменять.
Нажмите Больше настроекзатем перейдите к Передовой вкладка
в Отправленные вещи категорию, установите флажок Не сохранять копии отправленных предметов. Нажмите «ОК».
Откройте Outlook и следуйте Файл>>Настройки учетной записи>>Настройки учетной записи.

Теперь в папке будет только одна копия отправленных элементов.

Заключение

Из-за большого количества преимуществ Outlook большинство бизнес-организаций широко используют Outlook. Но Outlook также не застрахован от повреждения или удаления. Если вы столкнулись с проблемой в Outlook, связанной с повреждением, не тратьте свое драгоценное время на ручной процесс, а используйте профессиональное программное обеспечение для восстановления PST для восстановления файла данных Outlook.

Скачать сейчас