Дублирующиеся электронные письма Outlook: часто задаваемые вопросы

Как опция «Правила и оповещения» в MS Outlook создает дубликаты электронных писем?

Опция «Правила и оповещения» в MS Outlook позволяет пользователям легко фильтровать входящие и исходящие электронные письма. Сообщения, которые отправляются/получаются человеком в списке рассылки, проверяются на соответствие всем правилам, установленным пользователем.

Однако если для сообщений назначено несколько правил, это может привести к появлению дубликатов сообщений во входящих. Например: в Outlook настроено три правила:

Применить это правило после получения сообщения

Где мое имя находится в поле «Кому» или «Копия»
и из «АВС»
Также с «Конкретными словами в теме или теле»
и только на этой машине
переместите его в «Новую папку»

Здесь,

• Сообщение, полученное от «ABC», будет перенесено в «Новую папку».
• Если какое-либо письмо имеет это «Конкретное слово», определенное в правиле, оно будет перенесено в «Новую папку» и «Входящие».
• Если какое-либо письмо содержит имя владельца учетной записи в поле «Кому» или «Копия», оно будет перенесено в папку «Входящие», а также в новую папку.

Это создает дубликаты электронных писем в файлах Outlook PST, что в конечном итоге приводит к увеличению размера файла, что является основной причиной различных проблем.

Чтобы избежать такой ситуации, рекомендуется время от времени удалять повторяющиеся электронные письма из Outlook PST.

Вы можете установить действие «прекратить обработку дополнительных правил», которое поможет управлять правилами и удалять повторяющиеся электронные письма из PST-файла.

Как фраза «Прекратить обработку большего количества правил» может помочь избежать дублирования сообщений?

Когда электронные письма отправляются и получаются, MS Outlook проверяет правила, настроенные для них. Процесс проверки начинается с первого правила в списке и заканчивается последним правилом. Если в правиле активировано действие «Остановить обработку дополнительных правил», то Outlook не будет проверять никакое другое правило для этого конкретного сообщения.

Это помогает избежать дублирования, особенно когда срабатывают правила, позволяющие помещать электронные письма в определенную папку. Если для сообщения применяется несколько правил, папка «Входящие» получает одно и то же письмо несколько раз из-за разных наборов правил.

Однако это полезно, когда нужно избежать создания дубликатов. Что делать, если необходимо удалить повторяющиеся электронные письма из PST-файла Outlook?

Как удалить повторяющиеся электронные письма с помощью стороннего приложения?

Дублирование электронных писем в Outlook может быть вызвано различными причинами, такими как несколько учетных записей, воссоздание профиля, антивирусные сканеры, несколько правил и т. д. Если какая-либо причина вызывает дубликаты в Outlook, у нас есть самое мощное решение, которое можно обойти.

С помощью нашего анализатора дубликатов электронной почты предоставляется решение, которое помогает устранить дублирование электронных писем из PST-файлов и между ними. Программное обеспечение имеет следующие функции, которые помогают удалить повторяющиеся электронные письма из Outlook:

• Удаление дубликатов в файле PST. Здесь программа дает возможность сканировать каждый файл на наличие дубликатов. Например: если есть два файла PST — «PST1» и «PST2», программа просканирует оба этих файла по отдельности и отдельно покажет количество дубликатов в них.
• Удаление повторяющихся писем из файлов PST. В этом случае программа просканирует файлы PST и отобразит количество повторяющихся писем как в PST1, так и в PST2.
• Несколько вариантов экспорта писем Dedupe PST. Инструмент для удаления повторяющихся писем из Outlook PST предоставляет два варианта экспорта файлов дедупликации:
• Экспорт отдельных файлов PST: программа удалит дубликаты из файла PST и экспортирует их.
• Экспортировать объединенные файлы PST: программа удалит дубликаты и при их экспорте объединит все файлы PST в один файл PST. Таким образом, программное обеспечение также действует как решение для объединения файлов Outlook PST (дополнительное преимущество).

Примечание. Если вас беспокоят электронные письма, которые удаляются из файла PST как дубликаты, программа предоставляет возможность сохранить все повторяющиеся элементы в отдельном файле PST.

Как узнать о рабочих этапах анализатора дубликатов электронной почты?

Проверить возможности и функционирование инструмента можно с помощью демо-версии инструмента. С помощью бесплатного программного обеспечения для удаления повторяющихся электронных писем из файла Outlook PST можно анализировать количество повторяющихся электронных писем в файле и внутри него, но его нельзя экспортировать.

Проверьте возможности программного обеспечения:

• Найдите и удалите дубликаты электронных писем в файлах PST.
• Объединить несколько файлов PST после удаления дубликатов
• Поддержка поврежденных и защищенных паролем файлов PST.
• Возможность сохранять дубликаты писем по отдельности.
• Иерархия папок сохраняется во время процесса слияния
• Предоставьте сводный отчет о повторяющихся электронных письмах.

Между тем, для работы с бесплатной и полной версией инструмента следуйте рекомендациям:

Отключите свою учетную запись Outlook. Если Outlook запущен, инструмент не будет загружать PST-файл. Поскольку файл используется другим приложением.

Аналогично во время работы с инструментом вы попытаетесь запустить Outlook. Это будет невозможно, поскольку решение будет работать с любым PST. Это не позволит любому другому приложению работать с файлом PST. Вы получите ошибку типа:

Заключение

Итак, в этом руководстве вы узнаете о повторяющихся электронных письмах в Outlook и их решении. Выполните вышеуказанные шаги, чтобы время от времени удалять повторяющиеся электронные письма из Outlook и освобождать место.
Также знайте: Как отсортировать список в Outlook?