Как открыть общую папку в Outlook

Гибкость Outlook делает его уникальным соперником на арене менеджеров электронной почты, поскольку он может включать несколько типов учетных записей с разных почтовых серверов и предоставлять все функции для каждой из своих учетных записей. Если у вас есть учетная запись Exchange и вы хотите добавить ее в Outlook, вы можете настроить все почтовые ящики, общие почтовые ящики и общие папки. Вы можете легко поделиться общими почтовыми ящиками и общими папками с другими пользователями вашей организации и открыть общую папку в Outlook.

Общую папку вашей организации проще всего создать и поделиться с другими пользователями. Общая папка значительно упрощает обмен данными и совместную работу с членами вашей команды. В Outlook вы можете выбрать папку и сделать ее доступной для других пользователей, присутствующих в организации. Давайте посмотрим на процесс с соответствующими изображениями –

Откройте Outlook и выберите папку, которой хотите поделиться. Щелкните его правой кнопкой мыши и выберите «Свойства».
Перейдите на вкладку «Разрешения» и нажмите кнопку «Добавить».
Появится список адресов электронной почты, которые являются частью почтового сервера. Вы можете выбрать несколько учетных записей, нажав кнопку «Добавить». После добавления адресов электронной почты нажмите «Отмена».
На вкладке «Разрешения» вы можете увидеть наличие учетной записи, у которой есть разрешения на открытие общей папки.
Общая папка не имеет единого типа уровня доступа, но вы можете выбрать уровень доступа для соответствующей папки. На странице «Свойства» вы можете перейти в категорию «Уровень разрешений» и использовать раскрывающийся список для выбора уровня.

Примечание: Чтобы удалить общую папку любого другого пользователя из панели папок, нажмите кнопку управления, щелкните папку, а затем нажмите «Удалить общую учетную запись». Если вы хотите открыть общую папку в Outlook, убедитесь, что человек разрешил вам доступ к ней.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Существует 7 типов уровня разрешений для общей папки:

Издательский редактор. Редактор публикации может создавать, читать, изменять и удалять все элементы для общей папки. Он также может создавать другие подпапки.
Редактор. Редактор может создавать, читать, удалять все элементы и изменять содержимое общей папки.
Автор публикации. Автор публикации может создавать и читать информацию в общей папке, изменять содержимое, создавать несколько подпапок и удалять созданные вами элементы.
Автор. Автор имеет право создавать, читать, изменять и удалять элементы.
Автор без редактирования. Нередактирующий автор может создавать, читать и удалять элементы. Но нередактирующий автор не может изменять элементы.
Рецензент. Рецензент имеет исключительное право только читать элементы.
Автор. Участник имеет исключительное право создавать только элементы.

Важные моменты для общей папки

Уровни разрешений общей папки для разных пользователей позволяют им выполнять разные действия с элементами папки, но есть и другие ограничения, которые остаются применимыми к пользователю даже на уровнях разрешений —

Только пользователи, создавшие вложенную папку в папке, могут удалить вложенную папку. Любой другой пользователь не может удалить подпапку, даже если он является владельцем папки.
Только владелец подпапки может предоставлять другим пользователям разрешение на доступ или изменение содержимого подпапки.
Если вы предоставили общий доступ к календарю, участник может только создать приглашение на собрание, но не создавать встречи. Чтобы получить разрешение на создание встреч, пользователь должен быть редактором или выше.
Иногда, когда встроенные роли не соответствуют требованиям разрешений для папки, пользователь может создать другую роль самостоятельно.
Владелец папки: Владелец папки получит полную власть над папкой. Даже право делиться папкой с другими пользователями.
Папка Контакты: Контакт папки становится местом назначения автоматического сообщения о конфликте репликации, другой пользователь также может запросить требуемые разрешения для папки и любые другие изменения в папке.
Папка видна: Пользователи с ролью «Видимая папка» видят только папку.

Заключительные слова

Откройте общую папку в Outlook, которая позволит пользователям обмениваться важными документами, отчетами и другой информацией, имеющей решающее значение для бизнеса. В любом случае, если учетная запись будет повреждена, информация, присутствующая в общей папке, также будет потеряна. Чтобы сделать ваши данные Outlook более безопасными, вы должны использовать профессиональное программное обеспечение для восстановления PST, которое может восстановить всю информацию из PST и восстановить их обратно в Outlook.

Скачать сейчас

Об Элиасе Макклюре

У Элиаса гладкий стиль письма, и читатель может обнаружить, что в статье освещены обширные нюансы материала. Он меняет стиль письма в зависимости от платформы и отлично пишет для Office 365 и SharePoint. Он активный читатель и читает книги известных писателей, включая Чарльза Диккенса, Сидни Шелдона и Агату Кристи. Просмотреть все сообщения Элиаса Макклюра →