Как выставить счет своим клиентам профессионально (10 советов)

Посмотрим правде в глаза – в то время как получение денег может быть очень захватывающим, выставление счетов – полный кошмар для фрилансеров, особенно дизайнеров.

Однако истина внештатного бизнеса заключается в том, что для достижения успеха вам нужны не только навыки проектирования, но и умение управлять выставлением счетов, чтобы ваш бизнес шел гладко, без проблем с финансовой стороны или разочарований со стороны клиента.

Мы говорим о профессионализме, но на самом деле все, что вам нужно, это сделать это правильно. Выбирая правильное программное обеспечение для выставления счетов-фактур, реализуя правильные политики и метод оплаты, запрашивая правильный способ оплаты, управляйте правом записи счета-фактуры, эта статья посвящена обмену правильными советами для правильного выставления счетов.

Так что учитесь на правильных советах, и тогда вы на правильном пути в правильном и, самое главное, профессиональном выставлении счетов.
1. Использование надежных инструментов выставления счетов (или услуг)
Первое, что вам нужно сделать при подготовке счетов для ваших клиентов, это выбрать хорошее программное обеспечение для выставления счетов. На рынке имеется множество программ для выставления счетов, которые помогут вам создать убедительные счета, поэтому вам, вероятно, не нужно беспокоиться о выборе правильного.
Лучше использовать онлайн-сервис выставления счетов, так как он поможет вам легко отслеживать ваших клиентов и сумму вашей задолженности. Некоторые из программ выставления счетов являются платными, а другие бесплатными. Независимо от услуги, которую вы решите использовать, убедитесь, что она соответствует всем вашим потребностям с функциями, которые вам необходимы.

Ниже приведены некоторые из моих рекомендаций:

Кроме того, вы можете ознакомиться с нашим подробным постом – Лучшие счета-фактуры и бухгалтерские услуги для дизайнеров-фрилансеров.
2. Придумайте свою политику …
Нормально хотеть, чтобы мне платили после работы на клиента. Однако в реальном мире не все клиенты платят вовремя. Как графический дизайнер-фрилансер, вы встретите упрямых клиентов, которые платят половину суммы, а затем исчезают. Некоторые из ваших клиентов даже откажутся платить вам.

Чтобы свести к минимуму возникновение таких случаев, вам нужно придумать политику в отношении платежей. Вы можете учитывать следующие факторы в своей политике выставления счетов:

• Какой способ оплаты вы будете использовать – наличные, чеки или кредитные карты?
• Сколько клиент должен заплатить в качестве авансового платежа?
• Вы начнете работу без каких-либо платежей?
• Сколько дней вы будете ждать, прежде чем клиент заплатит?
• Собираетесь ли вы налагать штрафы за просроченные платежи?
• Когда клиент получит окончательную работу – до или после оплаты?

Имейте в виду, что эта политика не написана в камне, а только в качестве руководства. Будут случаи, когда вы будете вынуждены проявлять гибкость и вносить изменения в свои политики, чтобы приспособить клиента.
3.… и придерживайтесь своей политики
Клиенты не любят сюрпризов. Сообщите клиентам о вашей политике, включая структуру цен. Они также должны быть проинформированы о внесении каких-либо изменений в политику.
Клиенты могут отказаться платить или могут быть склонны к задержке платежей, если они удивлены какой-либо информацией в ваших счетах.

Как фрилансер, вам нужно развивать доверие со своими клиентами. Обеспечение кристальной ясности вашей политики не только повысит вашу кредитоспособность перед клиентами, но и потенциально принесет вам больше рабочих мест.
4. Подумайте о ваших подопечных
Вы слышали, что первое правило ценообразования никогда не занижается. Это так верно. Ваши цены должны соответствовать ценам ваших конкурентов. Не смейте указывать более низкие цены, чтобы привлечь клиентов.

Причина в том, что если вы недооценили свои услуги, у вас больше шансов привлечь дешевых клиентов, которые дают вам долгую и утомительную работу, а затем исчезают, даже не платя ни цента.

Кроме того, решите свой метод оценки. Определите, будете ли вы устанавливать цены на основе выполненной работы или за час, сообщите клиенту, чтобы они не сомневались в том, как вы начисляете деньги.
5. Включите услуги и сборы
Во всех ваших счетах должны указываться оказанные услуги и взимаемая сумма. Это позволяет клиентам понять, за что их просят заплатить.

Это также поможет вам и клиенту отслеживать, что уже было оплачено, и сумму задолженности, тем самым поддерживая актуальный учет платежей и выполненных задач.

Кроме того, обратите внимание, что большинство графических дизайнеров фрилансеров предпочитают, чтобы их клиенты платили авансом перед началом проекта. Таким образом, при создании счета четко указывайте, относится ли оплата к цели или к части проекта.
6. Ваш принятый способ оплаты
Ваши клиенты должны узнать, какие платежные услуги были оказаны.

Некоторым из ваших клиентов может быть удобно платить наличными, в то время как другие могут захотеть выписать чеки или произвести оплату кредитной картой. Это нормально, если вы выбираете метод, который приемлем для вас и ваших клиентов.
Некоторые из вариантов, которые вы можете рассмотреть, включают:

Для большинства дизайнеров PayPal является их любимым выбором, поскольку он удобен, быстр и безопасен.
7. Когда будут произведены платежи?
Многие внештатные графические дизайнеры не получают оплату за выполненные проекты, поскольку они не информируют своих клиентов о сроках платежей. Обязательно включайте дату оплаты в каждый счет, который вы отправляете, чтобы сократить число просроченных платежей.

Обратите внимание, что указание сроков в счете полезно, даже если ваши клиенты всегда делают свои платежи вовремя, говоря о безопасности.
8. Включите ваши контактные данные
При оформлении счета не забудьте указать свои полные имена, адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Некоторые счета, которые вы отправляете, будут проходить через несколько человек, прежде чем будут оплачены. Намного легче, если человек, получающий счет, знает, откуда он.

Кроме того, они могут нуждаться в разъяснении некоторых вопросов, и в том числе ваша контактная информация облегчит им доступ к вам.
Если вы не укажете свою контактную информацию в счете, это может привести к задержке оплаты. Клиентам также может понадобиться ваша контактная информация в рамках политики ведения учета.
9. Номер ваших счетов
Как фрилансеру, вам придется иметь дело со многими клиентами, и в процессе вы будете отправлять много счетов. Таким образом, вам нужно придумать способ мониторинга и организации ваших счетов.
Большая часть упомянутого выше программного обеспечения для выставления счетов включает систему нумерации, которую вы можете использовать для отслеживания платежей.

Хорошая система нумерации позволяет отслеживать платежи и отслеживать просроченные платежи или клиентов, которые по умолчанию. Это просто экономит ваше время и усилия при поиске здесь и там или в итоге выставляет счет клиентам, которые уже заплатили.
10. Ведение учета
Всегда помните, что резервное копирование является спасителем всех проблем бизнеса. Настолько важно, что если вы не сделаете это и потеряли учетную запись счетов-фактур, не будет никакого способа отследить, каким клиентам выставлены счета, а какие нет.

Вырасти привычку, всегда делай резервную копию своей записи счета. Вы можете фотокопировать их, распечатать или загрузить в локальное хранилище вашего компьютера, если у вас есть их копия.

Кроме того, храните любое электронное письмо и письмо, связанное со счетом, поэтому, когда что-нибудь случится, у вас всегда будет дополнительная ссылка, и вы будете благодарны за то, что они хорошо сохранены.
Бонус: сделать продолжение
Не все ваши клиенты будут отвечать на ваши счета вовремя. По мере приближения срока оплаты, вежливо спросите у клиентов, отправили ли они свои платежи.

Да, будьте вежливы при выполнении последующих действий, потому что, хотя некоторые клиенты готовы платить, они могли просто забыть о платежах.
<img alt=”проследить за клиентами “width =” 800 “height =” 533 “src =” https://assets.hongkiat.com/uploads/invoice-freelance-clients-professionally/follow-up-with-clients.jpg «>Наконец, вы должны быть систематичны при решении вопросов выставления счетов, поднятых вашими клиентами. Своевременное реагирование на проблемы вашего клиента отображает ваш профессионализм и увеличивает вероятность того, что он даст вам больше проектов.

Примечание редактора: этот пост написан Кевином Хартером для Hongkiat.com. Кевин – графический дизайнер, постоянный блогер и владелец Crystalint Media. Когда он не запускает свои мозги с помощью новой технологии графического дизайна, он может отчаянно пытаться написать стихотворение!