Причины дублирования писем в Outlook и предотвращение

Пользователям Microsoft Outlook ежедневно приходится иметь дело с большим количеством электронных писем, поскольку в одном приложении может быть несколько учетных записей электронной почты. Если вы используете бизнес-аккаунт, вам придется постоянно вести строгую переписку по электронной почте. В Outlook есть функция поиска, с помощью которой вы можете легко найти определенное электронное письмо, когда их слишком много. Иногда пользователю приходится сталкиваться с уникальной проблемой, когда одно и то же письмо присутствует в почтовом ящике несколько раз.

Дублированное электронное письмо — это невинное сообщение, которое занимает всего несколько КБ. Но если количество повторяющихся писем слишком велико, это создаст несколько проблем.

Проблемы, связанные с дубликатами электронных писем

1. Ответить на электронное письмо может быть сложно, если имеется более одного электронного письма с одним и тем же сообщением.
2. PST-файл Outlook имеет ограниченное пространство. Дублирующиеся элементы занимают ненужное ограниченное пространство и останавливают новые электронные письма.
3. Создание резервных копий электронной почты также становится запутанным, поскольку то, какие электронные письма следует сохранять.
4. Многим предприятиям приходится сохранять электронную почту из-за соблюдения требований безопасности, а повторяющиеся элементы усложняют такие задачи.

Существует несколько причин проблемы дублирования электронных писем, и вы также можете распознать их в своей среде Outlook.

Несколько учетных записей в Outlook

Outlook предлагает преимущество добавления различных типов учетной записи электронной почты с различных серверов, таких как Exchange, IMAP, POP, SMTP и т. д. Когда пользователь подключил одну и ту же учетную запись с существующим именем и псевдонимом в том же Outlook, он собирается создать проблему повторяющихся элементов.

Повторное создание той же учетной записи

Иногда учетная запись в Outlook показывает небольшую ошибку, и пользователь повторно создает ту же учетную запись, не удаляя предыдущую учетную запись, тогда обе учетные записи могут начать получать электронные письма в них.

Импорт файла PST

Если пользователь импортирует PST-файл, резервная копия которого была недавно сделана, в нем будут те же электронные письма, которые в настоящее время присутствуют в вашем почтовом ящике.

Неправильное создание правила

Пользователи могут создавать некоторые правила в Outlook для каждого типа полученной электронной почты. Если одно и то же правило применяется к одному и тому же электронному письму дважды, Outlook может применить дублирование электронных писем.

Неправильные настройки учетной записи в Outlook

В разделе «Доставка» настроек, если вы установите флажок «Оставлять копию сообщения на сервере», будет создана копия сообщения.

Способы удаления повторяющихся элементов из почтового ящика Outlook

Поскольку мы указали вам множество причин появления дубликатов электронных писем в Outlook, вы можете удалить их в зависимости от ситуации.

Способ-1. Остановить обработку дополнительных правил.

Существует действие, чтобы остановить обработку дополнительных правил. Если вы добавите действие к первому правилу, оно остановит обработку второго правила, даже если оно истинно. Теперь всякий раз, когда правило применяется к первому сообщению, действие останавливает обработку второго правила.

1. Откройте «Настройки» и перейдите к «Просмотреть все настройки Outlook».
2. Перейдите в «Почта», затем «Правила» и нажмите «Изменить».
3. Установите флажок Остановить обработку дополнительных правил.

Способ-2. Удалите ту же учетную запись из Outlook.

Если вы добавили одну и ту же учетную запись с разными псевдонимами, вам необходимо удалить вторую учетную запись, и она удалит все повторяющиеся электронные письма.

Способ-3. Удалите дубликат PST-файла.

Поскольку вы подключили тот же PST-файл, который вызывает дублирование элементов, вам следует удалить второй PST-файл, и дубликаты электронных писем также исчезнут.

Способ-4. Дезинтегрировать антивирус с Outlook.

Антивирус является второстепенным виновником, который может интегрироваться с Outlook и воссоздавать одно и то же сообщение электронной почты, если обнаруживает какую-либо проблему в учетной записи. Если учетная запись здорова, то вам следует отключить антивирус с помощью Outlook.

Способ-5. Восстановите поврежденный файл PST.

Если дублирование произошло из-за повреждения почтового сервера, это также повлияет на файл PST. Итак, вам следует восстановить файл PST с помощью инструмента восстановления папки «Входящие».

Заключение

Дублирующиеся элементы в Outlook могут создать множество проблем для вашего бизнеса, и вы должны использовать лучший метод, чтобы удалить их как можно скорее. Когда файл PST поврежден, средство ScanPST не может полностью удалить повреждение. Таким образом, вы должны использовать специальный инструмент восстановления PST, который удалит повреждение из файла данных, а также удалит повторяющиеся электронные письма.

Скачать сейчас