Совершенствование ваших электронных писем (20 распространенных ошибок, которых следует избегать)

Независимо от того, являетесь ли вы владельцем бизнеса, сотрудником или фрилансером, ваша способность четко и профессионально излагать свои мысли в электронном письме может существенно повлиять на ваши профессиональные отношения и карьерный рост.

Это руководство направлено на то, чтобы повысить ваши навыки написания электронных писем, выделяя некоторые распространенные ошибки, которые часто совершают люди, и предоставляя практические советы, чтобы ваши электронные письма выглядели более профессионально. От понимания правильного использования ‘твой’ и ‘Вы‘, для поддержания профессионального тона, для создания кратких и четких электронных писем, эта статья — ваш ресурс для эффективного профессионального общения по электронной почте.

Читайте дальше, чтобы избежать распространенных ошибок и узнать, как писать электронные письма, которые не только эффективно общаются, но и оставляют положительное впечатление.

20 распространенных ошибок в электронной почте № 1

Неправильное использование слов «Ваш» и «Вы»: это распространенная ошибка, когда «твой» (притяжательный) путают с «Вы(сокращение от «ты“).

Неправильно: Надеюсь, у тебя все хорошо.

Правильный: Надеюсь у тебя все хорошо.

#2

Неправильное использование «Its» и «It’s»: «Его” является притяжательным, в то время как “его“является сокращением”это” или “в нем есть“.

Неправильно: Прошло много времени с тех пор, как мы в последний раз виделись.

Правильный: Прошло много времени с нашей последней встречи.

#3

Чрезмерное использование восклицательных знаков. Использование слишком большого количества восклицательных знаков может сделать сообщение непрофессиональным.

Неправильно: Спасибо за вашу помощь!!!

Правильный: Спасибо за вашу помощь.

#4

Вводные предложения: они могут затруднить понимание электронного письма. Разбивая длинные предложения на более короткие, вы можете улучшить читаемость.

Неправильно: Я получил ваше сообщение и хочу сообщить вам, что я буду доступен для завтрашней встречи и принесу запрошенные вами документы.

Правильный: Я получил ваше сообщение. Я хочу сообщить вам, что я буду доступен для завтрашней встречи. Я принесу документы, которые вы просили.

#5

Неправильное использование слов «Их», «Они» и «Там»: «Их“притяжательный”, “они“является сокращением”они есть“, и “там” относится к месту.

Неправильно: Там собираются привезти свою машину на встречу.

Правильный: Они собираются привезти свою машину на встречу.

#6

Использование сленга или неформального языка: электронные письма, особенно профессиональные, должны избегать сленга и поддерживать формальный тон.

Неправильно: Эй, чувак, ты можешь это проверить?

Правильный: Привет, Джон, не мог бы ты взглянуть на это?

#7

Неправильное использование запятых: запятые могут кардинально изменить смысл предложения, если они используются неправильно.

Неправильно: Поедим, дедушка.

Правильный: Поедим, дедушка.

#8

Ошибки в написании заглавных букв. Если имена собственные не писать с заглавной буквы или начинать предложение со строчной буквы, электронное письмо может выглядеть непрофессионально.

Неправильно: Я надеюсь, ты в порядке, Джон.

Правильный: Надеюсь, ты в порядке, Джон.

#9

Без проверки: это может привести к ряду ошибок, включая опечатки, грамматические ошибки и неверную информацию.

Неправильно: Я с нетерпением жду встречи с вами.

Правильный: Я с нетерпением жду встречи с вами.

#10

Быть слишком многословным: использование слишком большого количества слов может сделать ваше сообщение запутанным и трудоемким для чтения.

Неправильно: Я просто пишу, чтобы сообщить вам, что я рассмотрел документ, который вы прислали, и я думаю, что он в целом в довольно хорошем состоянии, но я думаю, что можно было бы внести несколько небольших изменений, которые могли бы его улучшить.

Правильный: Я ознакомился с вашим документом. Он в хорошем состоянии, но мог бы использовать несколько незначительных изменений.

#11

Неправильное приветствие. Начинать электронное письмо без должного приветствия может показаться невежливым или слишком резким.

Неправильно: О завтрашней встрече…

Правильный: Дорогой Джон, я хотел бы обсудить завтрашнюю встречу…

#12

Неправильное употребление слов «меньше» и «меньше»: «Меньше” используется с существительными в единственном числе, а “меньше” используется с исчисляемыми элементами во множественном числе.

Неправильно: Нам нужно меньше сотрудников для этого проекта.

Правильный: Нам нужно меньше сотрудников для этого проекта.

№13

Неправильное употребление слов «аффект» и «эффект»: «Оказывать воздействие” обычно является глаголом, означающим влиять, в то время как “эффект” обычно является существительным, означающим результат.

Неправильно: Изменение политики негативно сказалось на команде.

Правильный: Смена политики негативно сказалась на команде.

№14

Завершение предложения предлогом: хотя это и не всегда неправильно, часто лучше избегать окончания предложений предлогами в официальном письме.

Неправильно: Встреча – это то, для чего я недоступен.

Правильный: Я недоступен для встречи.

№15

Ошибки согласования подлежащего и глагола: подлежащее и глагол предложения должны совпадать в числе.

Неправильно: Команда менеджеров на совещании.

Правильный: Команда менеджеров находится на совещании.

№16

Использование «тогда» вместо «чем»: «Затем” обычно относится ко времени, в то время как “чем” используется в сравнениях.

Неправильно: Ваш отчет более подробный, чем мой.

Правильный: Ваш отчет более подробный, чем мой.

# 17

Неправильное использование точек с запятой: точки с запятой используются для соединения тесно связанных независимых предложений. Они не просто причудливая замена запятой или двоеточию.

Неправильно: У меня встреча в 5; мы можем встретиться после.

Правильный: У меня встреча в 5. Мы можем встретиться после.

# 18

Использование «я» вместо «я» и наоборот: неправильное употребление местоимений»мне” и “я» является распространенной ошибкой. “я” является подлежащим местоимением и “мне” — это объектное местоимение.

Неправильно: Джон и я пошли на собрание.

Правильный: Мы с Джоном пошли на встречу.

# 19

Без использования оксфордской запятой: Оксфордская запятая — это запятая, используемая непосредственно перед сочинительным союзом (обычно «и” или “или“) в списке из трех или более элементов. Его отсутствие может иногда вызывать путаницу.

Неправильно: Я хотел бы поблагодарить своих родителей, Айн Рэнд и Бога.

Правильный: Я хотел бы поблагодарить своих родителей, Айн Рэнд и Бога.

#20

Орфографические ошибки: они довольно распространены и могут изменить смысл предложения или затруднить его понимание.

Неправильно: Увидимся позже.

Правильный: Увидимся.

Бонус: как звучать более профессионально в электронной почте # 1

Используйте профессиональное приветствие: начните с формального приветствия, обращаясь к получателю по имени.

Пример: вместо «Привет“, использовать “Уважаемый господин/госпожа/доктор. [Last Name]” или “Дорогой [First Name]“.

#2

Будьте ясны и лаконичны. Старайтесь, чтобы ваша электронная почта была как можно короче и понятнее. Не используйте больше слов, чем необходимо.

Пример: вместо «Я просто хотел сообщить вам, что получил документ, который вы отправили“, сказать “Я получил документ, который вы отправили“.

#3

Избегайте сленга или неформального языка: используйте правильный английский и избегайте сокращений и жаргона, если вы не уверены, что получатель их понимает.

Пример: вместо «Вы можете проверить это как можно скорее?“, сказать “Не могли бы вы просмотреть это как можно скорее?“

#4

Используйте профессиональный тон: старайтесь поддерживать формальный или полуформальный тон в своем электронном письме.

Пример: вместо «Эй, что с отчетом?“, сказать “Не могли бы вы предоставить обновленную информацию об отчете?“

#5

Корректируйте свои электронные письма: всегда проверяйте свои электронные письма на наличие грамматических ошибок, опечаток и неверной информации перед их отправкой.

Пример: вместо «Я с нетерпением жду нашей встречи“, сказать “Я с нетерпением жду нашей встречи“.

#6

Используйте правильную подпись: завершите свое электронное письмо профессиональным заключением, за которым следует ваше имя.

Пример: вместо «Ваше здоровье“, использовать “С уважением, [Your Name]” или “Искренне, [Your Name]“.

#7

Правильно структурируйте свою электронную почту: используйте абзацы, чтобы разбить ваш контент. Это делает вашу электронную почту более легкой для чтения.

Пример: разбейте свои пункты на разные абзацы, а не в один блок текста.

#8

Будьте вежливы: используйте такие фразы, как «пожалуйста», «спасибо», «не могли бы вы возражать» и т. д.

Пример: вместо «Отправьте мне отчет“, сказать “Не могли бы вы прислать мне отчет?“

#9

Избегайте использования ЗАГЛАВНЫХ БУКВ: написание всех заглавных букв может показаться криком.

Пример: вместо «СРОЧНО: ОТПРАВИТЬ ОТЧЕТ“, сказать “Срочно: Пожалуйста, пришлите отчет“.

#10

Избегайте чрезмерного использования восклицательных знаков: чрезмерное использование восклицательных знаков может показаться непрофессиональным и чрезмерно эмоциональным.

Пример: вместо «Спасибо!!!“, сказать “Спасибо.“